Impacto do Asana
- Economizou 133 semanas de trabalho por ano usando recursos de eficiência em automatização, padronização de processos e diminuição de alternâncias de contexto.
- Conectou o trabalho de equipas técnicas e comerciais numa só plataforma.
- Alcançou mais de 90% de adoção do programa de TI “Traga o seu próprio dispositivo”.
No início da pandemia da COVID-19, todos (ou praticamente todos) criaram uma conta no Zoom. Esta aplicação conecta milhões de empresas, amigos e famílias através de ferramentas de comunicação por vídeo, voz, mensagens instantâneas e partilha de conteúdo. Para as empresas, particularmente, as conferências de vídeo assumiram um papel essencial, num momento em que não podiam se encontrar com os clientes presencialmente e as equipas não podiam trabalhar lado a lado.
O Zoom passou de pouco mais de 2.400 funcionários em janeiro de 2020 a mais de 5.700 funcionários no mundo todo em junho de 2021.
Com o crescimento da empresa, a força de trabalho do Zoom precisava de uma maneira mais efetiva de comunicação interna.
Assim, Gregory Daniels – líder na gestão de programas de projetos de TI, foi obrigado a desenvolver uma nova cultura de gestão de projetos uma vez que as equipas estavam com dificuldades de organização no meio de tantos planeamentos, documentos, emails e plataformas de gestão de trabalho.
As maiores dificuldades eram as seguintes:
- As equipas de desenvolvimento e engenharia usavam o Jira, mas as equipas de marketing e vendas não usavam, o que dificultava a visibilidade de lançamentos futuros.
- Algumas equipas recebiam solicitações de trabalho de várias direções, o que dificultava a determinação de um objetivo e a priorização de projetos recebidos.
- As atualizações de status eram feitas em apresentações de slides que as equipas atualizavam manualmente, um processo que se tornava aborrecido.
Implementação do Asana
“Ficou claro que o Asana é líder no setor de gestão de trabalho, e era esse tipo de relacionamento comercial que procurávamos.”
— Greg Daniels, gestor de projetos de Serviços Comerciais e TI
O departamento de TI implementou o Asana inicialmente para cinco departamentos, e à medida que os gestores executavam os projetos, os colegas de equipa ficavam a conhecer a plataforma. Desta forma, cada vez mais equipas perceberam o real valor da centralização do trabalho através do Asana.
Atualmente, o Zoom tem especialistas em Asana em cada departamento, que capacitam os novos funcionários de acordo com os fluxos de trabalho, enquanto que a equipa do Greg Daniels fica disponível para prover mais capacitação e para criar projetos complexos.
Como as equipas técnicas e as não técnicas trabalham juntas no Asana
Os projetos são o ponto central de informação, e as visões gerais do projeto dão mais contexto sobre metas, objetivos, tempo e custo, para que ninguém precise perguntar ao gestor do projeto.
Os portefólios agrupam projetos por programa, dão informações claras sobre as cargas e capacidades de trabalho da equipe e permitem aos gerentes acompanharem os status numa visualização única.
O Zoom economia 667 dias de trabalho por ano
Hoje em dia, o Zoom economiza cerca de 667 dias de trabalho por ano com os recursos do Asana como formulários, comentários, modelos e muito mais. Isso equivale a mais de dois anos com semanas de trabalho típicas de 40 horas.
Algumas equipas descartaram as atualizações manuais de apresentações powerpoint para usar os portfólios e apresentar aos administradores uma visão abrangente de todas as iniciativas. Também ficou fácil detetar quando os grupos estão a trabalhar em projetos semelhantes, para que possam consolidar de melhor forma o trabalho.
O índice de anatomia do trabalho descobriu que os profissionais gastam 13% do tempo em tarefas que já foram concluídas. Isto deve-se essencialmente ao facto de usarem muitas aplicações para trabalhar, ao invés de uma única aplicação como o Asana. Quando todas os planeamentos, tarefas e comunicações ficam num único lugar, a colaboração à distância fica mais simplificada.
Este estudo de caso permite perceber a importância que o Asana pode ter na organização e crescimento das empresas. Solicite uma consultoria gratuita!