A gestão de projetos evoluiu de um conjunto de processo recomendável para uma metodologia tida como obrigatória para a sobrevivência da empresa. Atualmente, todo o negócio, inclusive atividades rotineiras, pode ser compreendido como uma série de projetos. No artigo de hoje iremos mostrar-lhe os princípios fundamentais da gestão de projetos que mais afetarão a sua equipa e o seu trabalho, de forma que tenha uma melhor gestão de projetos e consequentemente criar um maior retorno para a sua empresa.
Nos últimos anos, houve um crescimento incrível na necessidade de capturar as melhores práticas relacionadas à gestão da realização de benefícios e criação de valor. A necessidade de alcançar a excelência na gestão de projetos hoje é evidente em quase todos os negócios, pois melhores práticas levam a um maior valor de negócio, uma maior concentração de benefícios e melhores gerenciamento de benefícios.
Quando não existem regras, métodos e procedimentos para gerir os projetos, não conseguem ter acesso a resposta para estas perguntas: O que está a ser feito? Quem é o responsável? Está dentro do orçamento? O que falhou? O que falta entregar? Todas estas questões ditam o sucesso ou fracasso de uma equipa, do seu líder e, em última instância, de uma empresa.
Como consequência, se a gestão de projetos for mal estruturada, todas as etapas serão confrontadas com variados problemas, quer ao nível da execução e entrega, da motivação da equipa e até da perda de informação. Por outras palavras, é um caos trabalhar sem organização!
Para uma melhor gestão de projetos na sua empresa, iremos informar em seguida quais os 7 princípios fundamentais da Gestão de Projetos.
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Definir o projeto de forma ampla
Ou seja, primeiramente comece por se questionar e em seguida responda às suas principais perguntas. Os gestores de projetos necessitam de conhecer primeiro os objetivos antes de atribuir tarefas para, de forma a não existir desperdício de recursos.
Comece por se perguntar:
- Por que estamos a fazer este projeto?
- Quais os benefícios que este projeto trará para a nossa empresa?
- Como será o sucesso? Podemos quantificá-lo?
Respostas a estas perguntas irão ajudar a definir o projeto.
É necessário ter em atenção que a escolha do projeto influenciará o fluxo de trabalho, o uso de recursos e até os mecanismos de segurança adotados.
Nesta etapa «m o Gestor deve estar pronto para tomar decisões com agilidade. Podendo usar o Asana para realizar essa agilidade e permitir que a equipa acompanhe o trabalho.
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Realizar um plano de ação de forma a realizar um caminho crítico
Ao realizar o plano de ação, é importante realizar um caminho crítico. Ou seja, dentro de um projeto há algumas tarefas que estão ligadas entre si por um vínculo de dependência. Isto é, só podem começar depois que uma ou outra forem completadas. Dessa forma, cria-se um caminho crítico.
Este caminho dará ao projeto uma maior chance de permanecer no caminho certo.
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Identificar quais os stakeholders e decidir qual a melhor forma de envolvê-los.
Neste princípio fundamental da gestão de projetos, está presente a necessidade de os Gestores definirem quem irá trabalhar no projeto e qual a melhor forma de envolver cada parte interessada, ou seja, gerir equipa, de forma que se sintam todos conectados ao projeto.
Através da ferramenta Asana sabe-se que que 60% das pessoas trabalha em trabalho e apenas 14% trabalha em estratégia. Ou seja, o tempo dedicado a trabalho efetivo é desnecessariamente reduzido, demonstrando mais uma vez a necessidade de saber gerir uma equipa.
Para o Gestor ter uma noção de como o trabalho está a ser feito por cada parte, pode utilizar o Asana , onde permite que o Gestor tenha noção do status de trabalho que está a ser feito pela equipa do seu projeto, quem é o responsável pelo que e para quando.
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Comunicar o plano de ação à equipa mantendo uma comunicação fluida
Quanto maior a corporação, maior o desafio para realizar a transferência de conhecimento. Sem uma abordagem estruturada para essa mesma transferência, as empresas podem repetir erros e perder oportunidades valiosas devido a informações mal filtradas.
Para uma boa comunicação podem utilizar sessões de comunicação, transferência de funcionários ou até seminários via internet.
É importante que ao comunicar o plano o Gestor de projeto utilize as seguintes práticas:
- Escutar cuidadosamente antes de falar e não tirar conclusões precipitadas.
- Certificar-se de ter compreendido o que os outros estão a dizer e tentar perceber a questão pelo ponto de vista deles.
- Se a situação não estiver a ser gerida da forma mais eficiente, não ter receio de pedir conselhos e assistência.
Nesta etapa é necessário ter cuidado para não sobrecarregar os participantes com comunicação desnecessária, podendo recorrer ao Asana, que permite criar, armazenar e compartilhar arquivos e documentos com a sua equipe. (Exemplos: Dropbox, Google Drive, Box). E além disso pode ser utilizada como ferramenta de mensagens e de comunicação. Ou seja, para se conectar e se comunicar com as equipes. (Exemplos: Gmail, Slack). Assim, não é necessário recorrer constantemente a videoconferências, acabando por perder tempo de trabalho efetivo. Em 2020, trabalhadores especializados gastaram em média 157 horas em videoconferências e reuniões desnecessárias.
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Observar a estrada a frente para encontrar prováveis obstáculos
Depois de começar o projeto, o gestor deve estar atento a obstáculos que possam atrasar o projeto. Para isso necessita de ter constantemente uma visão macro. Assim conseguirá identificar obstáculos ou ameaças.
Deve ter atenção de que podem aparecer obstáculos que impeçam por exemplo, a possibilidade de cumprir prazos que consequentemente levam a maiores orçamentos. De forma a cumprir prazos pode sempre optar por utilizar Asana (74% dos clientes dizem que o Asana ajuda a sua equipa a cumprir prazos), sabe-se também a partir do Asana que os trabalhadores falham em cumprir com mais de 25% dos prazos estipulados.
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Utilizar indicadores-chave para medir a eficácia do projeto
Medir a eficácia do projeto é um dos 7 princípios fundamentais da Gestão de Projetos. Com efeito, existem muitos indicadores-chave de desempenho – que se pode usar para medir a eficácia. Os indicadores utilizados dependerão de qual objetivo e tipo de projeto.
Primeiramente deve começar sempre por se perguntar” O projeto abordou o problema que se procurava resolver? De seguida, deve examinar outros indicadores-chave como por exemplo os KPI´s (métrica que mede o quão bem uma organização realiza uma atividade operacional, tática ou estratégica crucial para o sucesso atual e futuro da organização.)
A necessidade destes KPIS é simples. Tudo o que é medido, é realizado! Se o objetivo de um sistema de mensuração de desempenho é melhorar a eficácia e a eficiência, então os KPI têm de refletir fatores controláveis.
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Encerrar o projeto e realizar um debriefing com os participantes.
Não existe maneira certa ou errada de encerrar um projeto. Porém, é sempre boa ideia reunir os participantes do projeto e realizar um debriefing. Ou seja, apresentar respostas como:
- Cumprimos o orçamento? Ou derrapamos? Se derrapamos, onde foi?
- O que correu bem? O que não correu tão bem?
- Quem não esteve tão bem?
De forma que assim seja possível identificar onde ocorreram as falhas e entender os motivos.
Mas não se esqueça que uma má ideia executada na perfeição ainda é uma má ideia.
Quer implementar a gestão de projetos na sua empresa? Pretende começar a utilizar Asana ou até melhorar a forma como a utiliza? Contacte a Task And Flow..