RESULTADOS
– Diminuiu em 75% o número de e-mails na coordenação do trabalho
– Atua 5 vezes mais rápido nas solicitações recebidas por usar Regras e os Formulários
– 50% mais eficiente na realização do trabalho graças ao uso de modelos e às informações e planeamentos centralizados
Apesar da suspensão temporária de todos os eventos presenciais em todo o mundo devido à pandemia do COVID-19, a Autodesk continuou a usar o Asana para gerir os eventos digitais, aceitar solicitações técnicas e agilizar o processo de produção de futuros encontros ao vivo.
No passado, a equipa de eventos globais dos clientes não tinha uma ferramenta de gestão de projetos centralizada para acompanhar os cronogramas dos eventos, pedidos de trabalho e notas de reuniões. As informações ficavam fragmentadas, o que resultava em:
– Confusão em relação às responsabilidades e prazos
– Perda de tempo ao procurar ou refazer registos de informações dos gerentes de eventos individuais
– Falta de continuidade dos trabalhos quando os colegas de equipa trocavam de função
Uma ferramenta tão fácil que qualquer pessoa pode usar
Joël queria uma plataforma que pudesse ser facilmente usada por qualquer membro da equipa. Outras ferramentas já haviam sido experimentadas, mas a maioria era excessivamente complexa. Uma solução intuitiva unificaria o trabalho de toda a equipa — planear eventos, gerir pedidos de trabalho ou simplesmente tirar o máximo proveito das reuniões. Para Joël, era importante saber que todos os cronogramas e iniciativas seriam monitorados e respeitados e que as informações permaneceriam acessíveis. Com isso, os projetos teriam sucesso mesmo se algum colega de equipe tivesse que se ausentar dele.
Menos e-mails é fundamental
Joël acabou por optar pelo Asana por ser intuitivo e abranger todas as funções essenciais para a equipa de eventos globais dos clientes. Ele elaborou um cronograma de produção que foi usado durante as reuniões com o objetivo de apresentar o Asana a equipa mais ampla da Autodesk University. Fez também apresentações individuais para que cada membro visse a ferramenta a ser usada na prática com os eventos e programas com os quais estavam a trabalhar ativamente.
A equipa adotou o Asana enquanto planeavam o cronograma para o evento da AU em Las Vegas de 2019. Não demoraram a perceber o quanto o Asana seria útil — permitindo desde a diminuição do número de e-mails à redução do trabalho manual.
Trabalho mais ágil, menos erros e reuniões mais eficientes
Os modelos utilizados no Asana, agilizam o planeamento e garantem que etapas fundamentais não sejam esquecidas — afinal, esquecer um simples detalhe pode arruinar todo o evento.
Ao gerir o trabalho no Asana, a equipa diminuiu em 75% o número de e-mails na coordenação do trabalho. Além disso, foi estimado um aumento de 50% na eficiência, pois o acompanhamento das informações, planeamentos e prazos está a ser feito num único lugar. A colaboração também melhorou, pois a equipa conta com o Asana para registar pautas e notas de reuniões e atribuir itens de ação em tempo real aos colegas. As responsabilidades são revistas semanalmente para que haja debates produtivos a respeito das funções e os demais saibam o que está por vir.
Aperfeiçoar os processos para os eventos não tenham percalços
O cenário dos eventos mudou com a chegada da pandemia do COVID-19, e os encontros presenciais foram suspensos. Joël, aproveitou essa pausa temporária nos planeamentos para continuar desenvolver a gestão de projetos, enquanto a equipa de eventos globais dos clientes da Autodesk passou a dedicar-se ainda mais à melhoria da eficiência criando processos, fluxos de trabalho e novos modelos de eventos voltados para o universo digital.
Saiba como é que o Asana pode levar a sua equipa para outro nível.
Na Task and Flow falamos a sua língua e oferecemos a primeira sessão de consultoria, por isso não tem desculpas, fale hoje mesmo connosco!