A Whale and Dolphin Conservation é uma instituição cujo trabalho foi otimizado em 25% graças à introdução do Asana na organização. O estudo de caso que hoje apresentamos demonstra a flexibilidade desta ferramenta nos mais diversos contextos, independentemente dos seus objetivos.
Desafio
A Whale and Dolphin Conservation (WDC), sediada no Reino Unido, é uma instituição social com 90 colaboradores, em quatro continentes e vários fusos horários, que visa a proteção da vida marinha.
Chris Butler-Stroud, CEO da WDC, percebeu que a gestão de trabalho e informações baseada em e-mail estava a resultar em bloqueios entre departamentos e a criar falta geral de transparência. Chris notou que:
- as discussões por e-mail geralmente excluíam pessoas que precisavam de receber informações críticas para seu trabalho;
- os trabalhos atribuídos por e-mail não eram visíveis para outras pessoas, o que não dava suporte à responsabilidade;
- como não havia consenso da equipe sobre a aparência de um projeto concluído – nem uma maneira clara de acompanhar o trabalho – os projetos às vezes ficavam inacabados.
A sua equipa necessitava de procurar uma ferramenta de gestão de trabalho que pudesse ajudá-los a chegar ao próximo nível.
“As informações nos e-mails foram perdidas ou não eram de fácil acesso, especialmente se não soubesse que a conversa estava a acontecer.”
– Chris Butler-Stroud, CEO
Uma Plataforma para Juntar Equipas
A WDC precisava de um espaço único para gerir projetos do início ao fim, ou seja, de uma ferramenta que:
- permitisse atribuir tarefas de forma clara e transparente;
- deixasse comunicar detalhes relevantes do projeto para todos os envolvidos, bem como para aqueles que se juntassem ao projeto mais tarde;
- contabilizar e medir o tempo;
- ajudar a definir projetos futuros.
Resultado
No início, a ideia de mudar para uma nova plataforma de software e reformular todo o processo de trabalho era assustadora. Para garantir uma transição tranquila, sem desmotivar a equipa, a WDC desenvolveu um programa de sessões de treino e campeões Asana (os “especialistas” na organização).
Hoje, todos na WDC gerem os seus programas no Asana:
- a equipa de captação de recursos rastreia oportunidades de colaboração com parceiros corporativos;
- a equipe de marketing criou um calendário de atividades com publicações nas redes sociais.
Depois de estabelecidos os novos fluxos de trabalho com o Asana, as equipas perceberam que levou 25% menos tempo para produzir Whale & Dolphin, sua revista para apoiantes. Com uma execução mais eficaz e oportuna em todos os aspectos, uma maior percentagem de doações está a ser alocada diretamente às necessidades de conservação.
A mudança para o Asana resultou em reuniões mais curtas e focadas na tomada de decisões, porque outras decisões já estavam agilizadas no Asana. Assim, a cultura organizacional passou pela sua própria transformação. As equipas agora entendem melhor como seu trabalho se relaciona com os objetivos da WDC, e consegue ver a sua contribuição específica, sentindo-se fortemente alinhados com a missão da organização e orgulhosos de seu impacto pessoal.
Revê-se em algum destes cenários: demasiados emails, falta de transparência ou perda de informação? Saiba como é que o Asana pode levar a sua equipa para outro nível.
Na Task and Flow falamos a sua língua e oferecemos a primeira sessão de consultoria, por isso não tem desculpas, fale hoje mesmo connosco!