Impacto Asana
- Conecta as metas de alto nível da empresa ao trabalho individual através do rastreamento global e regional
- Colaboração assíncrona aprimorada numa equipa globalmente dispersa, gerindo o trabalho num só lugar
- Reuniões de status transformadas em sessões de tomada de decisão orientadas para a ação, com todos os status de trabalho em tempo real disponíveis no Asana
Antes da Xero adotar o Asana, era difícil para as equipas mundiais permanecerem conectadas com os mais de 4.000 funcionários distribuídos em todos os continentes. O alinhamento estava longe de ser perfeito e havia visibilidade limitada do trabalho diversificado que acontecia entre países e equipas:
- Os fusos horários criaram desafios de comunicação que atrasaram os projetos;
- Os colaboradores não conseguiam ver como o seu trabalho avançava tendo em conta os objetivos;
- Diferentes departamentos trabalharam com informações diferentes em várias ferramentas, criando funis;
- As pessoas tinham que gastar muito tempo em reuniões de status para manter a sincronização.
Segurança e para todas as equipas
A Xero precisava de uma plataforma que pudesse centralizar a comunicação e juntar todas as equipas e estilos de trabalho. Para além disto, também tinha que ser fácil de usar para que os funcionários a tornassem a base do seu dia a dia de trabalho. A liderança queria visibilidade de alto nível do status do projeto, enquanto as equipas em campo precisavam de uma maneira de registar cada detalhe da execução de um determinado projeto.
Outro requisito fundamental era a segurança. Tony Ward explica que a confiança é uma parte essencial da identidade e visão da Xero: “Temos dados financeiros de pequenas empresas – as suas jóias da coroa. A segurança é o número um para nós, portanto, qualquer software que usamos precisa atender a padrões realmente altos.”
Quando o Asana passou no teste inicial, a sua equipa de acompanhamento do cliente realizou workshops de integração para os funcionários da Xero e as equipas de liderança incentivaram a adoção ao abrir os portfólios do Asana em reuniões para rever o status dos projetos. O facto de os líderes terem tudo alocado num só local, permitiu que não houvessem erros ou falhas de comunicação e fosse mais ágil para tomar decisões mais rapidamente.
As equipes criaram o hábito de usar o Asana criando agendas de reuniões na plataforma e atribuindo tarefas durante as reuniões. Também estabeleceram regras básicas, como garantir que as pessoas fizessem perguntas sobre um projeto na tarefa do Asana usando comentários.
Outras iniciativas levadas a cabo no Asana:
- Integração dos parceiros de contabilidade da Xero: 70% dos negócios vêm da sua rede de parceiros. A Xero administra um programa de integração de 3 meses para novos parceiros coordenado totalmente no Asana.
- Projeto de eficácia do Salesforce: a Xero está a melhorar a eficiência operacional da sua empresa com uma iniciativa global para melhorar sua presença no Salesforce.
- Reuniões individuais: os gestores e as equipas a seu cargo criam as suas agendas de reuniões individuais adicionando tarefas a um projeto Asana. Podem adicionar tarefas de outros projetos à sua agenda, para que todo o contexto já esteja lá e haja menos tempo necessário para se atualizar.
“Passamos de uma cultura de reuniões para compartilhar informações para reuniões sobre como agir, tomar decisões e fazer as coisas.” —Tony Ward, Presidente, Américas
Aposta em novas regiões com o Asana
O Asana tonou-se a fonte de informação da Xero, colocando os dados e as pessoas todas numa única plataforma. Os funcionários têm claro sobre o que são responsáveis, os líderes podem tomar melhores decisões e os colegas de equipa de outros países melhoraram significativamente a sua colaboração e trabalho sincronizado.
Os negócios da Xero estão a crescer e, à medida que se expandem para novas regiões, o Asana ajudará a continuar a trabalhar com eficiência em escala. À medida que a Xero ganha clareza operacional e visibilidade para si mesma, pode trazer mais clareza e visibilidade financeira para os proprietários de negócios que atendem.
Este estudo de caso permite perceber a importância que o Asana pode ter na organização e crescimento das empresas. Solicite uma consultoria gratuita!