As plataformas de gestão de projetos têm conhecido uma evolução significativa desde o seu início e é normal que existam modificações nas que já existem, de forma a acompanhar outras que emergem no mercado.
Neste contexto, há ferramentas de gestão de projetos que se destacam sobre as restantes. Uma delas, claro, é o Asana, da qual a Task and Flow faz e fará uso de forma recorrente. Afinal, os comparativos que traçamos mostram isso mesmo.
Contudo, gostamos de testar as nossas escolhas e é por isso que voltamos a traçar uma comparação entre o Asana e outra plataforma de gestão de projetos. Desta vez, trata-se do Notion .
O que é o Notion?
Criado em 2016, o Notion foi fundado por Ivan Zhao e os seus colegas Simon Last e Andrew Sinkov. Inicialmente, foi desenvolvido para tornar mais eficiente a comunicação da sua equipa. Porém, não era muito mais abrangente do que uma simples aplicação de notas, eventualmente semelhante às que existem em dispositivos iOS ou Android.
Ou seja, inicialmente, não teria a complexidade que veio a alcançar. Hoje, é muito mais do que uma app. É uma plataforma do género “tudo-em-um” a partir da qual pode ser gerida uma equipa ou um projeto.
Nos últimos tempos, tem ganho maior popularidade sobretudo entre equipas pequenas que têm em mãos projetos de diversos clientes, embora também seja comumente utilizado por equipas de maiores dimensões que recorrem ao Notion para partilhar documentação acerca de ativos de um determinado projeto.
Hoje, já tem mais de 5 milhões de utilizadores em todo o mundo, o que demonstra a sua popularidade. Além disso. angariou cerca de 50 milhões de dólares de financiamento a partir de empresas de capital de risco com algum relevo… e contou com o apoio público de investidores com algum relevo na àrea financeira, tais como o CEO do Twitter Jack Dosery ou o presidente da Y Combinator Sam Altman.
Notion vs Asana
Toda esta atenção mediática e aclamação fez com que a equipa da Task and Flow quisesse testar o Asana, comparando ambas as plataformas.
Aparência
Comecemos por aquilo que começa por saltar à vista quando abrimos ambas as plataformas – a aparência.
Ambas as plataformas têm um layout semelhante, com a barra de navegação disposta no lado esquerdo do ecrã e uma zona central onde se podem editar a visualização de ambos.
Tanto o Asana como o Notion dispõem de templates personalizáveis, notando-se semelhanças entre ambos neste aspeto. Ou seja, ambos permitem aos respectivos utilizadores uma navegação adaptável àquilo que procuram implementar nos seus projetos, embora o Notion tenha uma maior oferta de templates.
Colaboração
Sabemos que uma dos aspetos fulcrais na gestão de projetos está relacionado com a eficiência da colaboração da respetiva equipa pelo que é importante ter em consideração quando procuramos escolher uma plataforma de gestão de projetos.
No caso do Asana, é mais fácil colaborar do que no Notion. Não só pela limitação do Notion na versão gratuita, como ainda permite oferecer, a cada colaborador, uma visão geral e completa de uma determinada tarefa que lhe seja atribuída. Além disso, também é possível comentar nessa tarefa de forma a notificá-lo de algo que seja eventualmente necessário.
Em ambas as plataformas é possível usar a tecla arroba para notificar alguém, mas, como podemos verificar, o Asana é bem mais amigo de colaborações.
Automações
Se há algo em que o Asana se destaca é nas automações. Afinal, há tarefas recorrentes que podem ser adiadas para dias específicos. Isto é, se há algo que precisa de ser feito todas as terças e quintas-feiras, pode facilmente ser agendado para esses períodos.
Além disso, estas são fáceis de utilizar pelo que estão acessíveis à maior parte dos colaboradores.
Intuitividade
É difícil aliar complexidade e interatividade, mas a verdade é que o Asana o consegue fazer.
Com efeito, trata-se de uma ferramenta praticamente pronta a usar por novos utilizadores e que permite que estes tenham um entendimento claro sobre aquilo que precisam de fazer ou daquilo que estarão dependentes. Algo que o Notion não consegue oferecer.
Conclusão
Depois de analisados alguns dos fatores que consideramos essenciais para o bom funcionamento de uma plataforma de gestão de projetos, continuamos a ter preferência pelo Asana. É certo que o Notion tem algumas valias que como os elementos dos respectivos projetos ou até a organização da documentação, mas o Asana não só é mais intuitivo como ainda permite uma colaboração mais eficiente a quem o utiliza.