,A automação de projetos de gestão é algo crescente nos dias que correm. Com efeito, com o apertar da concorrência e a evolução da tecnologia, este é um passo cada vez mais lógico com o passar dos anos e é por isso que decidimos colocar o nosso foco neste assunto. Além disso, é algo cada vez mais democratizado, estando acessível na vastíssima estrutura de organizações que compõem o tecido empresarial do mundial. Ou seja, é algo cada vez mais usado e difundido, sendo o Asana uma das ferramentas que o permite.
Mas afinal o que é a automação de projetos de gestão?
Automação e automatização não estão distantes e até são palavras tidas como sinónimas no dicionário português. Contudo, se olharmos numa perspetiva de gestão, podemos encontrar um significado que aponte para a minimização da mão humana através da evolução tecnológica, conforme deixa implicado, por exemplo, o professor da universidade de Berkeley, Ken Goldberg no artigo “What is Automation”.
Ora, os sistemas de automação de gestão têm, de facto, esse handicap de retirar o papel humano ao processo de gestão. Porém, há um benefício claro para as empresas, que passam a ter maior eficiência, na medida que eliminam muito do tempo perdido em algumas tarefas, facilitando, por isso, a otimização de recursos (mas já entramos em maior detalhe acerca disto). Com efeito, com a automação de projetos de gestão, pode-se ajudar a reduzir a redundância de um determinado processo, completando tarefas de forma mais precisa e rápida em oposição, ultrapassando a eventual lentidão de um ser humano. Basta pensar, por exemplo, na gestão de recursos humanos – os salários e os benefícios a cada colaborador serão e pagos de forma mais eficiente se for feito de forma automática. Isto é, encurta-se o tempo das tarefas, que ficam, portanto, resolvidas de forma mais célere.
Em suma, a automação de projetos de gestão está relacionada com o uso de tecnologia para automatizar processos, tornando-o mais eficiente.
Apoio à decisão
A automação de projetos de gestão pode auxiliar, de forma clara e evidente, a tomada de decisão. Parece estranho? Vamos tentar desmistificar. Pensemos nos dados relativos a uma determinada tarefa. O tempo que demorou a executar, as dependências pelas quais um colaborador teve de esperar e o tipo de tarefa em questão. Agora imagine que isto seria apontado à mão. Difícil (e até doloroso) de imaginar, não é? Vamos mais longe e coloquemos a automação ao serviço da decisão e não apenas na recolha de dados. Torna-se mais fácil, a quem decide, tomar decisões, não é verdade?
É certo que a componente humana é fundamental e há certos aspetos a ter em conta que transcendem a própria tarefa, mas não deixa de ser extremamente útil (e eficaz) o uso da automação de projetos de gestão no apoio à decisão. Sobretudo se o líder da gestão do projeto tiver de tomar variadas decisões.
Mas a utilidade da automação de projetos de gestão no apoio à decisão não fica pela gestão de equipa ou das tarefas executadas pela mesma. Com efeito, pode ser alargada para abranger inventários ou processos que envolvam… análise de risco.
Análise de Risco
A análise de risco também pode beneficiar da automação de projetos de gestão. Com efeito, a eficiência operacional cresce bastante na medida em que minimiza o erro propício a processos manuais na avaliação de determinados produtos financeiros ou equivalentes. Além disso, há lugar, ainda, a uma otimização do uso do trabalho dado que o foco, com a automação de projetos de gestão, fica colocado naquilo que pode acrescentar valor ao cliente, produto ou tarefa em análise, tendo o potencial de dar um impulso à motivação do trabalhador, que poderá, eventualmente, desconsiderar uma eventual saída.
Transversal a estes fatores está a eventual satisfação do cliente. Afinal, como análise de risco é feita de forma mais célere e de forma mais precisa, a informação circula de forma mais harmoniosa entre ambas as partes.
Otimização de Recursos
A otimização de recursos, como ficou, de certa forma, explanado, é também uma consequência importante da automação de projetos de gestão. Afinal, ao tomar conhecimento daquilo que se vai passando ao longo da cadeia de processos de forma mais eficiente, o líder da gestão de projetos poderá alocar recursos para determinadas tarefas de forma otimizada. Além disso, pode, também, remover excedentário de forma que o processo flua de forma mais condizente.
Todo o processo de otimização de recursos passa a ser mais célere. Afinal, a recolha de dados (já agora, vale a pena ler o nosso artigo sobre gestão de projetos baseada em data driven) é feita de forma mais apurada, tal como a própria examinação dos mesmos. A posterior implementação poderá ser, eventualmente, mais eficaz, bem como os testes que se seguem.
Esta otimização de recursos proporcionada pela automação dos processos de gestão permite, ainda, uma maior variedade de experimentação de processos.
Visualização de Dados
A automação de projetos de gestão pode, também, ser útil no que diz respeito à visualização de dados. Afinal, aquilo que antes era algo moroso e entediante poderá tornar-se mais facilmente elaborável pelos responsáveis da gestão de projetos.
Ora, tendo em conta que três dos maiores objetivos da visualização de dados dizem respeito à exploração, monitorização e explicação, torna-se mais fácil fazer cada um deles usando recursos da automação dos projetos de gestão, não apenas na elaboração gráfica, mas também nos dados recolhidos através de outras fases do processo, e que resultam na eficiência da gestão de projetos como um todo.