Uma das tarefas mais difíceis nas empresas, é saber como uma equipa consegue definir a sua prioridade nº1 no meio de uma lista enorme de tarefas por executar.

Essas listas de tarefas, na perspetiva de algumas equipas, é toda ela importante e necessária de executar “para o dia de ontem”- não conseguindo desta forma, dar prioridade a algumas delas.

Priorizar uma tarefa de forma eficiente torna-se mais fácil quando se apreende sobre o assunto.

A fim de ajudar-lhe a estabelecer o grau de importância às tarefas que se propõem fazer, criamos este blog post com algumas estratégias para si e para a sua equipa.

O foco é necessário quando tudo parece ser importante!

Esteja em situações de prazos apertados ou até mesmo perante diversas tarefas com uma boa margem de tempo para a sua execução, em ambas terá de ter muito foco– Se não se focar, vai rapidamente perder o controlo.

Terá de se concentrar, ler vezes sem conta todas as suas tarefas e sublinhar aquelas que têm realmente de ser feitas em 1º lugar.

Agora, vamos apresentar-lhe um conjunto de estratégias com o propósito de melhor compreender o que deve ser riscado e qual a ordem lógica e prioritária que devem seguir.

Por onde começar?

1 – A primeira coisa que tem de fazer é respirar. 1, 2, 3 vezes, as que forem necessárias. Sim, respirar é uma das estratégias que não pode falhar para que as seguintes corram como o desejado. Respire e depois comunique com a sua equipa de uma forma clara, sucinta e proativa. Aqui pode encontrar quais os estilos que existem e como é que pode fazer a gestão de cada um deles no trabalho.

E depois?

2 – Alinhe o trabalho de equipa e dos projetos atuais da empresa com os objetivos de negócios da mesma. Este é um conselho dado por uma escritora freelancer e especialista em operações empresariais, Alyssa Towns.

A questão que deve ser feita é: Que objetivo do negócio da empresa que, determinada tarefa, vai ajudar a atingi-lo? 

Pode, por exemplo, pedir auxílio e orientação aos seus superiores visto que são eles que melhor compreendem como é que a sua função na empresa afeta os objetivos (a curto, médio e longo prazo) da mesma.

Towns já dizia “Se o trabalho não estiver alinhado com um dos objetivos atuais do negócio, é melhor deixá-lo para depois.”

3 – Elabore uma matriz de prioridades com 4 quadrantes: do seu lado esquerdo atribua o nome “importante” e “não importante” e no topo da matriz “urgente” e “não urgente”. Aquelas que colocar no 1º quadrante (urgente e importante) são as suas grandes prioridades e são essas que terá de colocar no topo da lista de tarefas!

Já as tarefas que incluem “urgente e não importante”, devem surgir como segunda prioridade. Aquelas que conferir como não urgente e importante, pode deixá-las para depois pois não são o seu maior foco agora apesar de as considerar importantes.

Por fim, as tarefas não urgentes e não importantes pode riscar da sua lista por agora, aponte-as para um momento mais tarde.

4 – Não basta olhar para a métrica: prazo limite. É sim um critério importante mas apenas com um prazo definido não existirá uma boa priorização de tarefas. Fatores como a duração de uma tarefa, a preparação da equipa para a sua realização (confiança), o nível de esforço que as tarefas exigem e qual o impacto para os objetivos da empresa são importantes ter em consideração nessa priorização.

Se após definir as tarefas prioritárias para si e para a sua equipa não se sentir apto para as gerir, pode recorrer a consultoras como a Task and Flow– através da gestão estratégica terá o suporte necessário.