É muito comum não conseguirmos estar focados a 100% porque facilmente nos distraímos com tarefas secundárias.

Se essa situação acontece consigo e está a lutar para se focar no seu trabalho, este blog post é 100% dedicado a si. Com vista a ajudá-lo, hoje vamos apresentar-lhe 6 maneiras de aumentar a sua produtividade no trabalho e assim, manter-se focado.

O Aumento de produtividade no seu trabalho pode depender apenas de alguns pormenores. Vamos agora conhecer de que forma.

1- Crie um documento onde defina quais as suas tarefas e os respetivos prazos para cada uma delas – e motive os seus colegas de trabalho a fazê-lo também

Elaborando o seu próprio cronograma e recorrendo ao mesmo todos os dias, conseguirá manter-se mais organizado.

Através do estabelecimento de prazos limite, terá uma visão geral daquilo que precisa de executar e como pode organizar o seu tempo com mais eficiência.

Consultoras como a Task and Flow que trabalham com plataformas de gestão de projetos (o tão reconhecido Asana), podem ajudá-lo nesta questão. Assim, terá todo o apoio e acompanhamento que necessita ao nível da gestão dos projetos na qual está envolvido.

2- Estabeleça a prioridades das suas tarefas com base no seu grau de relevância e urgência

Escrevemos anteriormente um artigo que o ensina de um modo completo como pode definir as suas prioridades, sendo que para isso pode ler aqui para que não se esqueça de nenhum passo.
Uma das ferramentas que pode criar para atribuir uma ordem de prioridade é a matriz de 4 quadrantes: do seu lado esquerdo atribua o nome “importante” e “não importante” e no topo da matriz “urgente” e “não urgente”.

Preenche-a na sua totalidade e as tarefas que colocar como “importante e urgente” são a sua real prioridade!

3- Diga aos seus companheiros de equipa que as reuniões apenas devem acontecer quando forem realmente importantes e necessárias – evite ajuntamentos em equipa desnecessários

Quando se participa numa reunião desnecessária, rapidamente os elementos da equipa se distraem uns com os outros.

Quando estiver perante reuniões úteis e relevantes, garanta que sejam curtas e envolventes.

Existem alternativas para aquelas reuniões que não ocorrem devido à sua irrelevância: plataformas de comunicação como o Whatsapp e Skype reduzem significativamente longas reuniões e interrupções e assim, de forma rápida, comunicamos com os elementos da equipa com os quais precisamos de interagir. Deixamos o conselho de não alongar essas conversas senão vai novamente distrair-se.

4- Priorize os trabalhos nos quais são o seu ponto forte

Uma pesquisa recente descobriu que os colaboradores que realizam projetos nos quais destacam os seus pontos fortes, são mais focados e envolvidos com o mesmo.

Não esqueça que os prazos também têm peso no grau de prioridade mas se determinado projeto é realmente o seu ponto forte, prossiga também com este.

5- Junte tarefas de modo a maximizar a sua produtividade e foco

Sabia que, em média, os colaboradores são produtivos entre  2 a 3 horas por dia? É muito pouco!

Se são poucas as horas de foco, essas devem ser gastas em tarefas prioritárias e obrigatórias como falamos anteriormente.

Agregue as tarefas que se podem complementar e terá muito mais proveito dessa forma – economiza o seu tempo.

6- Defina os seus horários para as pausas

As pausas são muito importantes para o aumento de produtividade – muitas vezes é uma questão de minutos para “recarregar a bateria”.

Há quem diga que o ideal é fazer intervalos de 15 minutos a cada 90 minutos no seu local de trabalho.

Abandone uns minutos a sua secretária, o seu teclado, e beba por exemplo um café e consulte as notícias no seu telemóvel.

Está comprovado que a falta de pausas prejudica o seu rendimento no trabalho por isso estabeleça horários para relaxar um pouco e “desligar o botão.”

Agora que já conhece algumas dicas que pode pôr em prática, siga-as e se necessitar de um apoio externo não hesite em contactar consultoras como a Task and Flow que o podem ajudar com a gestão dos seus projetos e tarefas.