Nos tempos que atravessamos, e dado o contexto complexo de empresas públicas, a gestão eficiente de recursos como tempo, pessoal e projetos é essencial para garantir que os serviços oferecidos funcionem de maneira suave e eficaz. Sobretudo se olharmos para empresas públicas, com um papel de maior responsabilidade para com a sociedade.
Desta forma, é normal que a tecnologia desempenhe um papel crucial na otimização de operações, sobretudo a que envolve gestão de projetos. Uma das que se tem destacado, e da qual gostamos particularmente (como é possível perceber nos vários comparativos que já traçamos entre esta e outras plataformas) é o Asana.
Neste artigo de blogue, iremos explorar o motivo pelo qual empresas públicas não dispensam o Asana. Iremos olhar para a forma como esta plataforma de gestão de projetos e tarefas passou a ser uma peça crucial no leque de ferramentas ao dispôr de organizações que têm um papel tão importante para a sociedade. Afinal, num ambiente onde são cruciais a transparência ou a eficiência, é importante ter dados detalhados sobre o trabalho desenvolvido.
Que empresas públicas optam pelo Asana?
São várias as empresas públicas com preferência pelo Asana, mas seria impossível listá-las todas, pelo que daremos dois exemplos nesta secção.
Doca Pesca
Uma dessas empresas é a Doca Pesca. Tutelada pelo Ministério do Mar e também pelo Ministério das Finanças, tem como principal missão proporcionar a primeira venda de todo o peixe pescado e, bem como a gestão de portos onde exista pesca e marinas de recreio. Além disso, exerce ainda autoridade portuária nas áreas de jurisdição respectivas.
Uma das grandes preocupações da Doca Pesca é aportar valor para o setor da aquicultura e das pescas, que é tão querido em Portugal. Além disto, existe ainda uma forte atenção a temas como a sustentabilidade ou a garantia de padrões de segurança e qualidade.
Perante tanta responsabilidade, ainda para mais na localização específica de Portugal, é necessária uma organização do trabalho rigorosa que permita atender aos desafios do contexto geográfico e social. Assim, o Asana surge como uma ferramenta valiosa para a Doca Pesca.
Infraestruturas de Portugal
A Infraestruturas de Portugal (IP) tem como único acionista o Estado Português e, tal como, a Doca Pesca, é tutelada pelo Ministério das Finanças além de ser tutelada pelo Ministério das Infraestruturas.
A principal responsabilidade da IP está na gestão das infraestruturas rodoviárias, que conheceram um avanço significativo nos últimos anos. Tem um papel particularmente relevante, também, na mobilidade multimodal.
Um dos principais compromissos assumidos pela Infraestruturas de Portugal, não só para com os seus colaboradores, mas também para com a sociedade civil, está relacionado com o desenvolvimento da do transporte rodoviário, mas também ferroviário, de forma a que se possa acrescentar valor à comunidade em geral.
Nesse sentido, é importante ter uma plataforma de gestão de projetos que permita acompanhar esta evolução… e que tenha bem presente as métricas envolvidas.
Multi-departamentos
Embora possam ter em meios de transporte um ponto de ligação, a Doca Pesca e a Infraestruturas de Portugal são entidades objetivamente diferentes. Aliás, apesar de terem o Ministério das Finanças a tutelá-las, há outro ministério ao qual respondem e que é forçosamente diferente – o Ministério do Mar no caso da Doca Pesca e o Ministério das Infraestruturas no caso da Infraestruturas de Portugal.
Assim, podemos afirmar que têm vicissitudes diferentes e, por isso, é normal que tenham departamentos diferentes, com as respectivas exigências. Ou seja, necessitam de um plataforma de gestão de projetos flexível e adaptável, como é o Asana.
Com efeito, com o Asana é possível ir de encontro à necessidade da gestão dos processos dos respectivos clientes, abre-se também a possibilidade de gestão de processos, bem como a gestão de datas, a altura em que as tarefas são feitas e a exportação de relatórios sobre tudo o que está a acontecer.
Gestão dos processos
Todas as empresas precisam de um determinado grau de controlo sobre aquilo que decorre dentro da mesma. De outra forma, poderá perder-se alguma eficiência operacional, seja relacionado com redução de custos, aumento da produtividade ou possibilidades de melhoria contínua.
Dessa forma, se há algo de que necessitam vários departamentos é a gestão dos processos.
Gestão de projetos
Com Asana, torna-se mais fácil ter uma estrutura eficaz através da qual se planeia, executa e monitorizam determinados aspetos. Ora, as empresas públicas têm a necessidade particular disto dado que são quase sempre multi-departamentais.
Gestão de datas
A gestão eficaz de datas e prazos das tarefas é crucial para a fluídez da operação dos respetivos departamentos.
Ora, ter um controlo preciso das datas de vencimento das tarefas ajuda a assegurar que os objetivos e entregas sejam alcançados pontualmente. Assim, não só se evitam atrasos prejudiciais, como ainda se melhora a organização interna, promovendo a priorização adequada das atividades e a alocação eficiente de recursos.
Num âmbito de uma empresa pública, isto é fundamental e, claro, é mais fácil de gerir, tendo no Asana um importante aliado.
Exportar relatórios detalhados sobre tudo o que está acontecer
Dado o escrutínio a quem estão sujeitas as empresas públicas, é natural que haja a necessidade de existir relatórios sobre o que se passa lá dentro. Assim, é fundamental assegurar uma via para isso mesmo. Dessa forma, o Asana surge como o elo perfeito. Seja para controlar orçamentos, planeamento e ou para emitir relatórios em tempo real.
Como é que a Task and Flow pode ajudar?
A Task and Flow pode ajudar ao criar a estrutura que qualquer empresa pública precisa para resolver os problemas de cada equipa envolvida num determinado projeto; na maioria das vezes podem não saber do que precisam, ou como o solucionar, mas sabem que existe um problema.
Ora é a partir daí que a Task and Flow pode ajudar – basta apenas um contacto.