Todos nós conhecemos aquela pessoa com a agenda completamente preenchida, sempre a andar de um lado para o outro e sempre com alguma coisa para fazer, e muitas vezes essa pessoa somos nós. Mas será que isso quer dizer que aproveitamos ao máximo os nossos dias e conseguimos ser realmente produtivos?
Entender esta diferença é a chave para desbloquearmos o nosso potencial de produtividade, recuperarmos o controlo do nosso tempo e garantir que o esforço que fazemos não é desperdiçado nas tarefas “erradas”.
Estar ocupado
Estar ocupado traduz-se em ter alguma coisa para fazer, estar constantemente em movimento quer seja entre tarefas, e-mails, reuniões ou outras interrupções. Apesar de na teoria parecer que se está a alcançar grandes feitos com a quantidade de trabalho que se tem, principalmente pela grande sensação de cansaço; na prática não se traduz em avanços significativos dos objetivos a que nos propomos.
As pessoas ocupadas tendem a:
- Responder imediatamente a tudo sem sequer considerar a urgência ou a importância;
- Encher o dia com tarefas a curto prazo sem a visão dos objetivos de médio e longo prazo;
- Saltar de projeto em projeto e de tarefa em tarefa, sem terem tempo para aprofundar para além da concretização;
- Viver num ciclo reativo, sempre a tentar apagar os fogos que vão aparecendo.
Neste contexto, a ocupação é muitas vezes confundida com produtividade, gerando frustração e cansaço, sem resultados proporcionais ao esforço investido.
Ser produtivo
Quando falamos de ser produtivo, falamos de alguém que trabalha com os seus objetivos em mente e de acordo com eles; tem intenção nas suas ações e não são apenas tarefas aleatórias ou “fazer por fazer”.
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Ser produtivo é fazer mais com menos, concentrando-se em atividades que geram valor. Quando queremos ser produtivos, temos que saber quais são as nossas prioridades e trabalhar de acordo com elas, o que implica saber dizer não às tarefas que não são importantes no projeto atual e no objetivo para o qual estamos a trabalhar, mantendo o foco naquilo que é realmente importante.
Alguém que é produtivo costuma:
- Ter clareza relativamente às suas prioridades e objetivos e organizar o seu dia de acordo com as metas;
- Eliminar tarefas desnecessárias ou delegar sempre que possível;
- Reservar tempo para realizar “deep work”, isto é, trabalho constante ao longo de uma quantidade de tempo e sem qualquer tipo de interrupção;
- Avaliar o sucesso com base no progresso e no impacto nos objetivos e não apenas pelo número de tarefas.
Ser produtivo ou estar ocupado: qual o impacto nos resultados?
A diferença entre ser produtivo e estar ocupado reflete na qualidade do trabalho e na saúde mental dos profissionais. A produtividade saudável proporciona mais tempo livre, uma redução do stress e uma maior clareza na tomada de decisões. Por outro lado, a ocupação constante, sem propósito definido, pode levar à exaustão, ou até ao burnout.
Investir em produtividade é uma prática que se reflete não só no desempenho individual, mas que contribui para um ambiente de trabalho mais equilibrado e eficiente.
Métodos e boas práticas para ser mais produtivo
Ser produtivo não acontece por acaso e não existe uma fórmula mágica. Exige principalmente uma mudança de mentalidade e a implementação de várias práticas que funcionem, e que podem ser bastante diferentes de pessoa para pessoa. No entanto há várias práticas e princípios que pode adaptar e ajustar para sentir verdadeiramente a diferença na sua jornada de produtividade.
O ponto número um é definir as prioridades com clareza. Nem todas as tarefas são importantes e nem todos os projetos são urgentes, há que definir prioridades e fazer uma clara distinção. A partir daí, já consegue uma visão mais objetiva daquilo que é realmente necessário fazer.
O planeamento é uma das chaves da produtividade e começar o dia já com a ideia daquilo que é importante, e necessário, atingir é também uma boa prática de produtividade. Pode usar-se 10 minutos no final do dia anterior para planear o dia seguinte e garantir que quando se começa a trabalhar já existe um rumo definido.
Um dos métodos que pode implementar é a utilização de blocos de tempo. Isto implica que organize o dia por blocos dedicados a diferentes tipos de tarefas.
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A técnica “Pomodoro” pode também ser eficaz para quem quer ser produtivo. Consiste em trabalhar seguido e focado em blocos de tempo definidos, normalmente de 25 a 30 minutos, com 5 minutos de pausa entre eles. Após 4 ciclos faz-se uma pausa maior. Este método é uma solução simples de implementar e pode trazer melhorias ao nível do foco e da fadiga mental.
Por fim, a produtividade não é estática e aquilo que funciona hoje pode não funcionar amanhã. Dito isto, o que se pode fazer é utilizar um dia da semana para perceber aquilo que funcionou e aquilo que não funcionou tão bem, se o tempo está a ser gasto nas matérias que são realmente importantes e urgentes e se há alguma coisa que necessita de ser alterada.
Da próxima vez que sentir que o dia passou num instante, dê um passo atrás e faça uma introspecção: será que fui realmente produtivo ou estive apenas ocupado?
Compreender a diferença entre ser produtivo ou estar ocupado é um passo fundamental para quem deseja evoluir na carreira, alcançar metas com mais eficácia e viver de forma mais equilibrada.
O tempo é o recurso mais importante e escasso que temos, e a forma como o usamos pode e deve ser planeada. Pequenas alterações e mudanças de foco podem fazer toda a diferença tanto a nível da produtividade como a nível do bem estar.
Ao adotar uma abordagem mais estratégica e consciente do uso do tempo, é possível obter melhores resultados, com menos esforço e mais satisfação.
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