7 principios clave de la gestión de proyectos en 2023

La gestión de proyectos ha pasado de ser un conjunto de procesos recomendados a una metodología que se considera obligatoria para la supervivencia de las empresas. Hoy en día, todos los negocios, incluidas las actividades rutinarias, pueden entenderse como una serie de proyectos. En el artículo de hoy le mostraremos los principios fundamentales de la gestión de proyectos que más afectarán a su equipo y a su trabajo, para que tenga una mejor gestión de proyectos y, en consecuencia, cree un mayor rendimiento para su empresa.

En los últimos años, ha crecido increíblemente la necesidad de captar las mejores prácticas relacionadas con la gestión de la realización de beneficios y la creación de valor. Hoy en día, la necesidad de alcanzar la excelencia en la gestión de proyectos es evidente en casi todas las empresas, ya que unas mejores prácticas conducen a un mayor valor empresarial, una mayor concentración de beneficios y una mejor gestión de los mismos.

Cuando no existen normas, métodos y procedimientos para gestionar los proyectos, no pueden acceder a las respuestas a estas preguntas: ¿Qué se está haciendo? ¿Quién es el responsable? ¿Se ajusta al presupuesto? ¿Qué ha fallado? ¿Qué queda por entregar? Todas estas cuestiones dictan el éxito o el fracaso de un equipo, de su líder y, en última instancia, de una empresa.

En consecuencia, si la gestión del proyecto está mal estructurada, todas las etapas se enfrentarán a diversos problemas, ya sea en términos de ejecución y entrega, de motivación del equipo e incluso de pérdida de información. En otras palabras, ¡es un caos trabajar sin organización!

Para mejorar la gestión de proyectos en su empresa, le hablaremos de los 7 principios fundamentales de la gestión de proyectos.

  1. Defina el proyecto a grandes rasgos

En otras palabras, empiece preguntándose primero a sí mismo y responda después a sus preguntas principales. Los jefes de proyecto deben conocer primero los objetivos antes de asignar las tareas, para que no se desperdicien recursos.

Empiece por preguntarse:

  • ¿Por qué hacemos este proyecto?
  • ¿Qué beneficios aportará este proyecto a nuestra empresa?
  • ¿Cómo será el éxito? ¿Podemos cuantificarlo?

Las respuestas a estas preguntas ayudarán a definir el proyecto.

Hay que tener en cuenta que la elección del proyecto influirá en el flujo de trabajo, el uso de los recursos e incluso los mecanismos de seguridad adoptados.

En esta fase “m el gestor debe estar preparado para tomar decisiones rápidamente. Puede utilizar Asana para hacer realidad esta agilidad y permitir que el equipo realice un seguimiento del trabajo.

  1. Llevar a cabo un plan de acción para realizar una ruta crítica

A la hora de realizar el plan de acción, es importante realizar un camino crítico. Es decir, dentro de un proyecto hay algunas tareas que están vinculadas entre sí por un vínculo de dependencia. Es decir, sólo pueden comenzar después de que uno u otro haya finalizado. De este modo, se crea una ruta crítica.

Este camino dará al proyecto más posibilidades de seguir por el buen camino.

  1. Identifique a las partes interesadas y decida cuál es la mejor manera de implicarlas.

En este principio fundamental de la gestión de proyectos, existe la necesidad de que los gestores definan quién trabajará en el proyecto y cuál es la mejor forma de implicar a cada parte interesada, es decir, de gestionar el equipo, para que todos se sientan vinculados al proyecto.

A través de la herramienta Asana se sabe que el 60% de las personas trabajan en el trabajo y sólo el 14% en la estrategia. En otras palabras, el tiempo dedicado al trabajo real se reduce innecesariamente, lo que demuestra una vez más la necesidad de saber gestionar un equipo.

Para que el gestor tenga una idea de cómo se está realizando el trabajo por cada parte, puede utilizar el programa Asana Esto permite al gestor conocer el estado del trabajo que realiza su equipo de proyecto, quién es responsable de qué y para cuándo.

  1. Comunicar el plan de acción al equipo manteniendo una comunicación fluida

Cuanto mayor sea la empresa, mayor será el reto de realizar la transferencia de conocimientos. Sin un enfoque estructurado de esta misma transferencia, las empresas pueden repetir errores y perder valiosas oportunidades debido a una información mal filtrada.

Para una buena comunicación pueden utilizar sesiones de comunicación, traspasos de personal o incluso seminarios web.

Es importante que al comunicar el plan el director del proyecto utilice las siguientes prácticas:

  • Escuche atentamente antes de hablar y no saque conclusiones precipitadas.
  • Asegúrese de haber entendido lo que dicen los demás e intente comprender la cuestión desde su punto de vista.
  • Si la situación no se está gestionando de la manera más eficaz, no tema pedir consejo y ayuda.

En esta fase debe tener cuidado de no sobrecargar a los participantes con comunicaciones innecesarias, y para ello puede utilizar Asana, que le permite crear, almacenar y compartir archivos y documentos con su equipo. (Ejemplos: Dropbox, Google Drive, Box). También puede utilizarse como herramienta de mensajería y comunicación. Es decir, para conectar y comunicarse con los equipos. (Ejemplos: Gmail, Slack). De este modo, no tendrá que recurrir constantemente a videoconferencias, lo que supondría una pérdida de tiempo de trabajo efectivo. En 2020, los trabajadores especializados dedicaron una media de 157 horas a videoconferencias y reuniones innecesarias.

Gestión de proyectos
La gestión de proyectos evoluciona constantemente.
  1. Vigile la carretera en busca de posibles obstáculos

Tras iniciar el proyecto, el gestor debe ser consciente de los obstáculos que pueden retrasarlo. Para ello, debe adoptar constantemente una visión macro. Esto le ayudará a identificar obstáculos o amenazas.

Debe ser consciente de que pueden surgir obstáculos que impidan, por ejemplo, la posibilidad de cumplir los plazos que, en consecuencia, conllevan presupuestos más elevados. Para cumplir los plazos siempre puede optar por utilizar Asana (el 74% de los clientes afirma que Asana ayuda a su equipo a cumplir los plazos), también se sabe por Asana que los empleados incumplen más del 25% de sus plazos.

  1. Utilizar indicadores clave para medir la eficacia del proyecto

Medir la eficacia de un proyecto es uno de los 7 principios fundamentales de la gestión de proyectos. De hecho, hay muchos indicadores clave de rendimiento– que pueden utilizarse para medir la eficacia. Los indicadores utilizados dependerán del objetivo y del tipo de proyecto.

En primer lugar, siempre debe empezar preguntándose: “¿El proyecto abordó el problema que pretendía resolver? A continuación, deberá fijarse en otros indicadores clave como los KPI (métricas que miden lo bien que una organización realiza una actividad operativa, táctica o estratégica crucial para el éxito actual y futuro de la organización).

La necesidad de estos KPIS es simple. Todo lo que se mide, ¡se realiza! Si el objetivo de un sistema de medición del rendimiento es mejorar la eficacia y la eficiencia, entonces los KPI tienen que reflejar factores controlables.

  1. Cierre el proyecto y celebre una reunión informativa con los participantes.

No hay una forma correcta o incorrecta de cerrar un proyecto. Sin embargo, siempre es una buena idea reunir a los participantes en el proyecto y celebrar una reunión informativa. Es decir, plantear respuestas como:

  • ¿Cumplimos el presupuesto? ¿O hemos resbalado? Si nos resbalamos, ¿adónde fue a parar?
  • ¿Qué fue bien? ¿Qué no ha ido tan bien?
  • ¿Quién no ha sido tan bueno?

De modo que sea posible identificar dónde se han producido fallos y comprender las razones.

Pero no olvide que una mala idea ejecutada a la perfección sigue siendo una mala idea.

¿Quiere implantar la gestión de proyectos en su empresa? ¿Quiere empezar a utilizar Asana o incluso mejorar la forma en que lo utiliza? Póngase en contacto con Task And Flow…

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