Gestión de proyectos basada en datos: todo lo que necesita saber

La ventaja competitiva de las empresas reside en su capacidad para analizar la información y tomar decisiones estratégicas basadas en datos. Por ello, es esencial una gestión de proyectos basada en datos. Pero, ¿qué es, por qué es tan importante y cómo funciona?

 

 

Datos, información, conocimiento y sabiduría

Parecen sinónimos, ¿verdad? Distinguir los datos de la información, el conocimiento y la sabiduría es el punto de partida para aplicar esta metodología a sus proyectos.

Imagine la caja de Legos de un niño. Seguramente estarán desorganizados en una caja (datos); ahora organícelos por colores (información); ordénelos por tipo de pieza (conocimiento); haga una construcción increíble (sabiduría). Estamos seguros de que si intentara hacer la misma construcción sin estructurarlas antes, no lo conseguiría.

 

No hay información sólo somos alguien con una opinión“,

Edward Deming

 

Así pues, los datos se refieren a todos los hechos que se recopilan, sin ninguna estructura. Por muy importantes que sean, si no se sistematizan, son inútiles.

La información, por su parte, se refiere a la organización de los datos, con una estructura y un contexto.

A su vez, el conocimiento es el perfeccionamiento de la información y su interpretación. Después, un experto activará la sabiduría, es decir, utilizará su experiencia, su saber hacer y sus conocimientos para sacar conclusiones importantes y tomar mejores decisiones.

Para hacer visual esta explicación hemos creado la siguiente infografía basada en la pirámide Datos-Información-Conocimientos-Sabiduría.

 

pirámide de conocimientos de tareas y flujos

 

La manera tradicional

¿Aún recuerda cuando recopilaba datos en hojas y tenía que organizar esa información manualmente? Si está pensando “¡Lo recuerdo y funcionó!”, estamos de acuerdo. Funcionó. Sin embargo, hoy en día, con el volumen de información disponible, el número de canales diferentes disponibles y la velocidad con la que cambian los mercados, ya no funciona.

De estos factores -los datos disponibles, la velocidad y las herramientas a su alcance- nace la gestión de proyectos basada en datos.

 

¿Qué es la gestión de proyectos basada en datos?

La gestión de proyectos basada en datos es un enfoque analítico que aporta la capacidad de analizar objetivamente el rendimiento de un proyecto y, por tanto, permite tomar decisiones racionales y estratégicas basadas en hechos concretos.

 

 

“Los datos son una fuente de poder y éxito”,

Frédéric Debouche.

 

En resumen, tomar decisiones importantes y estratégicas sólo tiene sentido si se basan en datos sólidos. De lo contrario, podría llamarse “mirilla”, “ suposición” o incluso corazonada, pero créame, los auténticos líderes no utilizan estas técnicas “primitivas“.

 

Antes de adoptar la toma de decisiones basada en datos

La toma de decisiones basada en datos (DDDM – data driven decision making) se define como el uso de hechos, métricas y datos para orientar las decisiones estratégicas.

Sin embargo, estas decisiones deben estar alineadas con sus metas, objetivos e iniciativas. En otras palabras, tenga claros los objetivos del proyecto y la visión de la empresa.

 

Cómo realizar una gestión de proyectos basada en datos

Para implantar una gestión de proyectos basada en datos, primero debe establecer procesos de recopilación de datos, con repositorios permanentes del rendimiento del proyecto. Son estos “grandes datos” los que se optimizarán pasando por la pirámide mostrada anteriormente. Esta información se utilizará en la planificación de proyectos, la creación de estimaciones y los análisis de productividad y calidad.

 

Asana es una de las herramientas más eficaces para la gestión de proyectos basada en datos, ya que ayuda a los jefes de equipo y de proyecto con cuatro importantes herramientas para la toma de decisiones:

  • el panorama general;
  • información actualizada en tiempo real;
  • cuadros de mando dinámicos con la información que desean ver para tomar decisiones rápidas basadas en hechos;
  • historia (para hacer comparaciones).

 

Proyectos inteligentes y automatizados

Preguntas como “¿dónde está la última versión del documento?” o “¿se han insertado ya los datos de ayer en las tablas?” ponen en peligro el rendimiento (y la motivación de los equipos).

Una agencia de marketing escribió recientemente sobre la automatización que “al poder optimizar constantemente los procesos, reducir los errores y aumentar la productividad, dispondrá de más capacidad, tiempo y recursos para ampliar su negocio”. En otras palabras, mientras el software funciona, el equipo puede obligarse a realizar otras tareas“.

 

De hecho, además de permitir a los líderes tomar las mejores decisiones, herramientas como Asana apoyan a los empleados ayudándoles a centrarse, motivarse y trabajar con eficacia. Un ejemplo: ¡todos ganan!

 

El uso de una herramienta de gestión como Asana ayudará a su equipo a seguir el camino de la gestión de proyectos basada en datos:

  1. sistematizar la información;
  2. acelerar los procesos;
  3. tener a las personas, la información y los documentos en un solo lugar;
  4. tienen historia para hacer comparaciones;
  5. decidir basándose en los hechos.

 

Proyectos cada vez más complejos, equipos desafiantes y un mercado altamente competitivo y acelerado exigen más de la gestión de proyectos. Nuestro trabajo consiste en ayudarle a implantar las mejores prácticas para su equipo y su contexto. Concierte una reunión digital con nosotros para conocer sus procesos y objetivos.