Una vez implantadas las mejoras, ¿cómo mediremos el éxito?

Se podría decir que el éxito es un destino sin GPS. No hay una ruta establecida para llegar hasta allí. O puede existir, pero no siempre es la que nos conducirá al lugar que deseamos. Da vueltas y contravueltas por senderos que no conocemos para llegar al lugar deseado… y a veces no llegamos. De hecho, el lugar que encuentre puede ser incluso mejor que lo que estaba buscando.

Para completar este viaje, necesitamos indicadores que nos permitan darnos cuenta de si vamos en la dirección correcta. Es decir, darnos cuenta de si lo que hemos aplicado funciona o no.

Es cierto que podemos “desconfiar” de que estamos haciendo algo bien. De hecho, basta con darse cuenta de si nuestros procesos están siendo más eficaces o más eficientes. ¿Y cómo hacerlo? Existen varias métricas y KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) que podemos utilizar para medirlo y que abordaremos en este artículo. En primer lugar, sin embargo, es importante diseccionar el concepto de mejora del proceso.

 

¿Qué es la mejora de procesos?

El término se explica por sí mismo. Al fin y al cabo, la mejora de procesos no es más que la aplicación de un enfoque sistemático para analizar y rediseñar los procesos empresariales, con el objetivo de conseguir mejoras en la calidad, la productividad y/o la rentabilidad.

Dependiendo del sector en el que se encuentre la empresa, la mejora de los procesos puede variar, ya que algunas organizaciones pueden tratar de mejorar las necesidades de sus clientes en lugar de las suyas propias. Es decir, se centran en el cliente y no en usted, porque lo que es mejor para el cliente también es mejor para usted.

Transversal a todo esto, sin embargo, es el esfuerzo que la empresa necesita asignar, poniendo una generosa cantidad de recursos a disposición de la mejora de los procesos. Sin ese compromiso, es probable que los cambios deseados no surtan efecto.

 

Mejoras implementadas: cómo medir
Mejoras implementadas: vista de lupa

 

Métricas a utilizar

Para medir el éxito de la mejora implantada en una empresa determinada, el primer paso consiste en elegir métricas que sean relevantes para las necesidades específicas de la organización.

¿Es necesario reducir la pérdida de tiempo y de recursos? ¿Sería ideal actuar para prevenir los defectos que podrían dar lugar a errores? ¿La satisfacción de los clientes o de los empleados es buena? Estas preguntas pueden ayudar a definir las métricas pertinentes y también es necesario darse cuenta de si se ajustan (o no) a la realidad de la empresa.

Sin embargo, no basta con definir las métricas por sí solas. También es necesario comprender cómo se recopilarán. ¿La mejor opción es manual o automatizada? ¿El seguimiento de los datos se hará a lo largo del tiempo o se tratará de “congelar” un periodo concreto? Una vez respondidas estas preguntas y recopilados los datos, es necesario analizarlos para identificar tendencias y patrones. Esta información será valiosa más adelante, ya que puede utilizarse para evaluar el éxito de las medidas aplicadas.

Teniendo esto en cuenta, podemos explorar las métricas más comunes para medir la mejora de los procesos en su organización:

 

  • Duración del ciclo del proceso – Es el tiempo que se tarda en completar un ciclo concreto de un proceso y puede utilizarse para acortar la duración del proceso, identificar y eliminar obstáculos del proceso, reconocer su capacidad o hacerlo más manejable (o predecible).

 

  • Tiempo de actividad del proceso – Mide el porcentaje de tiempo que un proceso está disponible para sus usuarios. Es una métrica que nos permite evaluar la confianza que puede depositarse en un proceso determinado y nos ayuda a comprender su impacto en los ingresos de una empresa.

 

  • Capacidad del proceso – Puede definirse como la capacidad de un proceso para producir resultados. De hecho, es a través de esta métrica como puede compararse el rendimiento de varios procesos, y esta comparación puede utilizarse para identificar mejoras.

 

  • Satisfacción del cliente – Los comentarios de los clientes son importantes para saber si sus mejoras se han aplicado correctamente. De hecho, esta retroalimentación le permite darse cuenta de cuáles son sus necesidades y deseos, permitiéndole mejorar y rediseñar el proceso para satisfacerlos.

 

¿Cuál es el mejor periodo para realizar las mejoras implantadas?

Es difícil elegir un único periodo, ya que la mejora de un proceso depende de varios factores, entre ellos las características del propio proceso y del equipo que participa en él.

Sin embargo, es deseable disponer de un periodo de tiempo definido para aplicar los cambios deseados en una organización determinada. En este sentido, se sugiere incluir un periodo de tiempo que sirva de guía para que las mejoras implementadas surtan su efecto.

Para ello, puede utilizar Asana, que es una herramienta útil para el seguimiento de los resultados. Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

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