Nem todas as empresas e equipas dispõem de um processo de gestão de projetos formal. Seja uma grande organização ou uma startup, a gestão de projetos formal talvez não tenha sido uma das prioridades para a sua equipa até agora. No entanto, digamos que está cada vez mais difícil manter a organização e colaborar com os colegas de equipa? Pergunta-se várias vezes se não estaria na hora de fazer a gestão dos projetos?
Na Task and Flow, acreditamos que as ferramentas de gestão de projeto ajudam as equipas a concluir projetos com mais eficiência. Encontrar uma forma de planear, gerir e executar o trabalho é importante para todas as equipas e empresas. Mesmo que não precise de todos os elementos de um sistema tradicional de gestão de projetos, a sua equipa certamente beneficiará de muitos dos seus elementos fundamentais.
Mas o que é então a gestão de projetos?
A gestão de projetos ajuda as equipas a organizar, acompanhar e executar o trabalho circunscrito a um projeto específico. Podemos considerar um projeto como um conjunto de tarefas necessárias para realizar uma determinada meta. A gestão de projetos permite às equipas planear, gerir e realizar o trabalho de modo a cumprir com os requisitos do projeto de acordo com o prazo estipulado. Com uma ferramenta de gestão de projetos, a sua equipa pode organizar o trabalho num só lugar, partilhar comentários, acompanhar o progresso e, consequentemente, colaborar com mais eficácia.
Leia: Como escolher um software de gestão de projetos para a sua equipe
Cinco vantagens da gestão de projetos
Se tiver dúvidas quanto à necessidade de fazer a gestão dos projetos, continue a leitura para conhecer as suas vantagens e perceber algumas maneiras simples de incorporar essas ideias à maneira de trabalhar da sua equipa.
- Planeamentos claros e organizados melhoram a colaboração entre as equipas
Se alguma vez já começou um projeto sem um planeamento, sabe como as coisas podem ficar desorganizadas logo de início. Pode-se acabar por ignorar etapas essenciais no cronograma do projeto, correndo contra o tempo para concluir uma tarefa esquecida de última hora ou respondendo às mesmas perguntas logísticas inúmeras vezes: “Qual é o prazo? O que fazemos a seguir?” E o que é pior, a qualidade do trabalho pode ser prejudicada à medida que se vai avançando no projeto.
- Definir a função de todos elimina confusões
Uma vez concluído o trabalho de preparação, passa-se para a verdadeira etapa de controlo da gestão de projetos. Entretanto, se não há um proprietário do projeto para conduzir a equipa durante a realização do trabalho, há mais probabilidade de que os colegas abandonem as tarefas, esqueçam os detalhes ou não saibam a quem recorrer para tirar dúvidas.
Leia: Como gerir a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficaz
- Metas bem definidas aumentam a eficácia e a eficiência
Não há êxito nos projetos quando as equipas desconhecem as próprias metas. Sem metas claras, as equipas sentem-se desmotivadas e também correm o risco de se dedicar ao objetivo errado ou de gastar toda a sua energia num trabalho de pouco impacto.
Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível definir com antecedência as metas do projeto. Dessa forma, todos os envolvidos no projeto ficam cientes delas e podem otimizar as etapas necessárias para alcançá-las.
Embora haja inúmeras opções de escolha, convém evitar as ferramentas de gestão de projetos mais tradicionais, visto que a maior parte delas é desenvolvida pensando em processos convencionais, e a sua configuração e integração podem ser muito longas e demoradas.
- Definir um plano de comunicação mantém a equipa alinhada e focada
O termo pode até ser “gestão” de projetos, mas gerir um projeto é apenas uma das peças do quebra-cabeças. Antes mesmo de começar o trabalho, é necessário definir um plano de comunicação. É bem provável que a sua equipa já tenha, pelo menos, uma ferramenta de gestão de e-mails, outra para envio de mensagens instantâneas e mais uma para fazer a gestão dos projetos. Um plano de comunicação estabelece quando cada uma delas deve ser utilizada.
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Independentemente da empresa ou setor, a sua equipa beneficiará sempre da adoção de alguns dos princípios básicos da gestão de projetos e de trabalho. O Asana é uma ferramenta de gestão de trabalho que ajuda as equipas a organizar e realizar o seu trabalho de forma mais eficaz e eficiente. Saiba mais sobre a Asana, solicite uma consultoria gratuita!