A vantagem competitiva das empresas está na sua capacidade de analisar informação e tomar decisões estratégicas com base em dados. Assim, é fundamental a gestão de projetos baseada em data driven. Mas, afinal, o que é, porque é que é tão importante e como funciona?
Dados, Informação, Conhecimento e Sabedoria
Parecem sinónimos, não é verdade? Distinguir dados, de informação, de conhecimento e de sabedoria é o ponto de partida para aplicar esta metodologia aos seus projetos.
Imagine uma caixa de legos de uma criança. Estarão certamente desorganizados numa caixa (dados); agora organize-os por cor (informação); disponha-os por tipo de peça (conhecimento); faça uma construção inacreditável (sabedoria). Estamos certos de que, se tentasse fazer a mesma construção sem os estruturar antes, possivelmente não conseguiria.
“Sem informação somos apenas alguém com uma opinião”,
Edward Deming
Assim, dados refere-se a todos os factos que recolhe, sem qualquer estrutura. Por muito importantes que sejam, se não forem sistematizados, são inúteis.
Já a informação diz respeito à organização dos dados, com uma estrutura e um contexto.
Por sua vez, conhecimento é a refinação da informação e a sua interpretação. Posteriormente, um especialista ativará a sabedoria, ou seja, usará a sua experiência, know-how e o conhecimento para retirar importantes conclusões e tomar melhores decisões.
Para tornar esta explicação visual criamos o seguinte infográfico baseado na Pirâmide do Conhecimento (DIKW Pyramid, do inglês Data-Information-Knowledge-Wisdom).
A Forma Tradicional
Ainda se lembra de quando recolhia dados em folhas e tinha de organizar essa informação manualmente? Se está a pensar “lembro-me e funcionava!”, nós concordamos. Funcionava. Contudo, atualmente, com o volume de informação disponível, com a quantidade de diferentes canais à disposição e com a rapidez com que mudam os mercados, já não funciona.
É destes fatores – os dados disponíveis, a rapidez e as ferramentas à disposição, que nasce a gestão de projetos data driven.
O que é Gestão de Projetos baseada em Data Driven?
A gestão de projetos baseada em data driven é uma abordagem analítica, que traz a capacidade de analisar de forma objetiva o desempenho de um projeto e, por isso, permite tomar decisões racionais e estratégicas baseadas em factos concretos.
“Dados são uma fonte de poder e de sucesso”,
Frédéric Debouche.
Resumindo, a tomada de decisões importantes e estratégicas só faz sentido se for baseada em dados concretos. De outra forma, poderá chamar-lhe de “olhómetro”, “achómetro” ou até mesmo palpite, mas, acredite, os verdadeiros líderes não usam estas técnicas “primitivas”.
Antes de Adotar a Decisão Baseada em Dados
A tomada de decisão orientada pelos dados (data driven decision making ou DDDM) é definida como o uso de factos, métricas e dados para orientar as decisões estratégicas.
Contudo, é necessário que estas decisões estejam alinhadas com as suas metas, objetivos e iniciativas. Por outras palavras, conheça com clareza os objetivos do projeto e a visão da empresa.
Como Fazer Gestão de Projetos Data Driven
Para implementar uma gestão de projetos data driven deve primeiro estabelecer processos de recolha de dados, com repositórios permanentes do desempenho de projetos. É esta “big data” que será otimizada ao passar pela pirâmide que acima mostramos. Esta informação será usada no planeamento de projetos, na criação de estimativas, de análises de produtividade e qualidade.
O Asana é uma das mais eficientes ferramentas para fazer a gestão de projetos data driven, visto que apoia os líderes de equipas e projetos a terem quatro importantes instrumentos para tomarem decisões:
- a visão global;
- a informação atualizada em tempo real;
- painéis dinâmicos com as informações que querem ver para tomarem decisões rápidas com base em factos;
- histórico (para fazer comparações).
Projetos Inteligentes e Automatizados
Perguntas como “onde está a versão mais recente do documento?” ou “os dados de ontem já foram inseridos nas tabelas?” comprometem o desempenho (e motivação das Equipas).
Recentemente uma agência de marketing escreveu, sobre a automação, que “ao conseguir otimizar constantemente os processos, reduzir erros e aumentar a produtividade terá maior capacidade, tempo e recursos para fazer o seu negócio escalar. Por outras palavras, enquanto os softwares trabalham, a equipa pode forcar-se em outras tarefas.”
De facto, para além de permitirem que os líderes tomem as melhores decisões, ferramentas como o Asana, apoiam os colaboradores uma vez que ajudam na sua concentração, motivação e na eficiência do seu trabalho. Caso para dizer: win-win!
Ao usar uma ferramenta de gestão como Asana estará a seguir o caminho da gestão de projetos data driven vai ajudar a sua equipa a:
- sistematizar informação;
- acelerar processos;
- ter pessoas, informação e documentos num só local;
- ter histórico para fazer comparações ;
- decidir com base em factos.
Projetos cada vez mais complexos, equipas desafiantes e um mercado altamente competitivo e rápido exigem mais da gestão dos projetos. O nosso trabalho é apoiar na implementação das melhores práticas para a sua equipa e contexto. Marque uma reunião digital connosco para conhecermos os seus processos e objetivos.