La automatización de la gestión de proyectos está en auge en la actualidad. De hecho, con el aumento de la competencia y la evolución de la tecnología, se trata de un paso cada vez más lógico a medida que pasan los años, por lo que hemos decidido centrarnos en este tema. Además, está cada vez más democratizada, siendo accesible en la vasta estructura de organizaciones que conforman el tejido empresarial mundial. En otras palabras, es algo cada vez más utilizado y extendido, y Asana es una de las herramientas que lo permite.
Pero, ¿qué es la automatización de la gestión de proyectos?
Automatización y automatización no distan mucho e incluso se consideran palabras sinónimas en el diccionario portugués. Sin embargo, si miramos desde una perspectiva de gestión, podemos encontrar un significado que apunta a la minimización de la mano del hombre a través de la evolución tecnológica, como insinúa, por ejemplo, el profesor de la Universidad de Berkeley Ken Goldberg en el artículo “Qué es la automatización”.
Sin embargo, los sistemas de automatización de la gestión tienen el hándicap de eliminar el papel humano del proceso de gestión. Sin embargo, existe un claro beneficio para las empresas, que se vuelven más eficientes al eliminar gran parte del tiempo perdido en algunas tareas, lo que facilita la optimización de los recursos (pero entraremos en más detalles sobre esto dentro de un momento). De hecho, con la gestión de proyectos, la automatización puede ayudar a reducir la redundancia en un proceso determinado, completando las tareas con mayor precisión y rapidez que un ser humano y superando su posible lentitud. Piense, por ejemplo, en la gestión de los recursos humanos: los salarios y las prestaciones de cada empleado se pagarán de forma más eficaz si se hace automáticamente. En otras palabras, se acorta el tiempo necesario para completar las tareas y, por tanto, se resuelven con mayor rapidez.
En resumen, la automatización de la gestión de proyectos está relacionada con el uso de la tecnología para automatizar los procesos, haciéndolos más eficaces.
Apoyo a la toma de decisiones
La automatización de los proyectos de gestión puede apoyar de forma clara y evidente la toma de decisiones. ¿Le parece extraño? Intentemos desmitificarlo. Pensemos en los datos de una tarea concreta. El tiempo que tardó en realizarse, las dependencias que tuvo que esperar un empleado y el tipo de tarea de que se trataba. Ahora imagine que esto se señalara a mano. Difícil (e incluso doloroso) de imaginar, ¿verdad? Vayamos más allá y pongamos la automatización al servicio de la toma de decisiones y no sólo de la recopilación de datos. Facilita la toma de decisiones a los responsables políticos, ¿verdad?
Es cierto que el componente humano es fundamental y que hay ciertos aspectos a tener en cuenta que trascienden la tarea en sí, pero el uso de la automatización de la gestión de proyectos en el apoyo a la toma de decisiones sigue siendo extremadamente útil (y eficaz). Sobre todo si el jefe de gestión del proyecto tiene que tomar diversas decisiones.
Pero la utilidad de la automatización de la gestión de proyectos en el apoyo a la toma de decisiones no se limita a la gestión del equipo o a las tareas realizadas por éste. De hecho, puede ampliarse para abarcar inventarios o procesos que impliquen… análisis de riesgos.
Análisis de riesgos
El análisis de riesgos también puede beneficiarse de la automatización de la gestión de proyectos. De hecho, la eficacia operativa aumenta en gran medida al minimizar los errores propensos a los procesos manuales en la valoración de determinados productos financieros o equivalentes. Además, también se produce una optimización del uso de la mano de obra, ya que el foco, con la automatización de los proyectos de gestión, se pone en lo que puede añadir valor al cliente, al producto o a la tarea analizada, lo que tiene el potencial de dar un impulso a la motivación del trabajador, que puede llegar a desestimar una posible salida.
Un elemento transversal a estos factores es la eventual satisfacción del cliente. Al fin y al cabo, a medida que el análisis de riesgos se realiza con mayor rapidez y precisión, la información fluye con mayor fluidez entre ambas partes.
Optimización de recursos
La optimización de los recursos, como ya se ha explicado en cierta medida, es también una consecuencia importante de la automatización de la gestión de proyectos. Al fin y al cabo, al conocer mejor lo que ocurre a lo largo de la cadena de procesos, el responsable de la gestión del proyecto puede asignar recursos a determinadas tareas de forma optimizada. También puede eliminar el material sobrante para que el proceso fluya más suavemente.
Todo el proceso de optimización de recursos es más rápido. Al fin y al cabo, la recopilación de datos (por cierto, merece la pena leer nuestro artículo sobre la gestión de proyectos basada en datos) se realiza de forma más refinada, al igual que el examen de los propios datos. La aplicación posterior puede ser más eficaz, así como las pruebas siguientes.
Esta optimización de los recursos que proporciona la automatización de los procesos de gestión también permite una mayor variedad de experimentación de procesos.
Visualización de datos
La automatización de la gestión de proyectos también puede ser útil cuando se trata de la visualización de datos. Al fin y al cabo, lo que antes llevaba mucho tiempo y era tedioso, ahora puede resultar más fácil de organizar para los gestores de proyectos.
Ahora bien, dado que tres de los principales objetivos de la visualización de datos están relacionados con la exploración, el seguimiento y la explicación, resulta más fácil llevar a cabo cada uno de ellos utilizando las capacidades de automatización de la gestión de proyectos, no sólo en la elaboración de gráficos, sino también en los datos recopilados a través de otras etapas del proceso, lo que redunda en la eficacia de la gestión de proyectos en su conjunto.