Una de las tareas más difíciles en los negocios es cómo consigue un equipo definir su prioridad número uno en medio de una enorme lista de tareas pendientes.
Estas listas de tareas, desde la perspectiva de algunos equipos, son todas importantes y necesarias de realizar “para ayer”, por lo que no se priorizan algunas de ellas.
Priorizar una tarea de forma eficaz resulta más fácil cuando se aprende sobre ello.
Para ayudarle a priorizar las tareas que se propone realizar, hemos creado esta entrada de blog con algunas estrategias para usted y su equipo.
¡La concentración es necesaria cuando todo parece ser importante!
Tanto si se enfrenta a plazos ajustados como a varias tareas con un buen margen de tiempo para su realización, en ambos casos tendrá que estar muy concentrado: si no se concentra, perderá rápidamente el control.
Tendrá que concentrarse, leer una y otra vez todas sus tareas y subrayar las que realmente hay que hacer primero.
Ahora le presentaremos una serie de estrategias para comprender mejor qué debe tacharse y qué orden lógico y prioritario deben seguir.
¿Por dónde empezar?
1 – Lo primero que debe hacer es respirar. 1, 2, 3 veces, tantas como sea necesario. Sí, la respiración es una de las estrategias que no pueden fallar para que lo siguiente vaya como se desea. Respire y luego comuníquese con su equipo de forma clara, sucinta y proactiva. Aquí puede descubrir qué estilos existen y cómo puede gestionar cada uno de ellos en el trabajo.
¿Y qué?
2 – Alinear el trabajo en equipo y los proyectos actuales de la empresa con los objetivos comerciales de la misma. Este es un consejo que nos da la escritora independiente y experta en operaciones empresariales, Alyssa Towns.
La pregunta que debe plantearse es: ¿Qué objetivo comercial de la empresa ayudará a alcanzar una tarea determinada?
Puede, por ejemplo, pedir ayuda y orientación a sus superiores, que son los que mejor entienden cómo afecta su papel en la empresa a los objetivos de ésta (a corto, medio y largo plazo).
Ya lo dijo Towns: “Si el trabajo no está alineado con uno de los objetivos empresariales actuales, es mejor dejarlo para más adelante”.
3 – Elabore una matriz de priorización con 4 cuadrantes: en la parte izquierda de la matriz nombre “importante” y “no importante” y en la parte superior “urgente” y “no urgente”. Las que coloque en el 1er cuadrante (urgente e importante) son sus principales prioridades y ¡esas son las que tiene que poner al principio de su lista de tareas!
Las tareas que incluyen “urgente y no importante”, por otro lado, deben aparecer como segunda prioridad. Aquellas que reconozca como no urgentes e importantes, puede dejarlas para más adelante ya que no son su principal objetivo ahora aunque las considere importantes.
Por último, las tareas no urgentes ni importantes puede tacharlas de su lista por ahora, apúntelas para más adelante.
4 – No se fije sólo en la métrica: plazo. Es un criterio importante, pero sólo con un plazo definido no habrá una buena priorización de las tareas. Factores como la duración de una tarea, la preparación del equipo para llevarla a cabo (confianza), el nivel de esfuerzo que requieren las tareas y cuál es su repercusión en los objetivos de la empresa son importantes a la hora de establecer prioridades.
Si tras definir las tareas prioritarias para usted y su equipo no se siente capaz de gestionarlas, puede recurrir a consultores como Task and Flow: a través de la gestión estratégica contará con el apoyo necesario.