Impacto de Asana
- Ahorro de 133 semanas de trabajo al año gracias a la eficiencia en la automatización, la estandarización de los procesos y la reducción de los cambios de contexto.
- Conectó el trabajo de los equipos técnicos y comerciales en una sola plataforma.
- Logró más del 90% de adopción del programa informático “Traiga su propio dispositivo”.
Al principio de la pandemia de COVID-19, todo el mundo (o casi todo el mundo) creó una cuenta Zoom. Esta aplicación conecta a millones de empresas, amigos y familias a través de herramientas de vídeo, voz, mensajería instantánea y compartición de contenidos. Para las empresas en particular, la videoconferencia adquirió un papel esencial en una época en la que no podían reunirse con los clientes cara a cara y los equipos no podían trabajar codo con codo.
Zoom ha pasado de tener algo más de 2.400 empleados en enero de 2020 a más de 5.700 empleados en todo el mundo en junio de 2021.
A medida que la empresa crecía, la plantilla de Zoom necesitaba una forma más eficaz de comunicarse internamente.
Así pues, Gregory Daniels, jefe de gestión de programas de proyectos informáticos, se vio obligado a desarrollar una nueva cultura de gestión de proyectos, ya que los equipos se esforzaban por organizarse entre tantos planes, documentos, correos electrónicos y plataformas de gestión del trabajo.
Las principales dificultades fueron las siguientes:
- Los equipos de desarrollo e ingeniería utilizaban Jira, pero los equipos de marketing y ventas no, lo que dificultaba la visión de los futuros lanzamientos.
- Algunos equipos recibían solicitudes de trabajo de múltiples direcciones, lo que dificultaba la determinación de un objetivo y la priorización de los proyectos entrantes.
- Las actualizaciones de estado se realizaban en presentaciones de diapositivas que los equipos actualizaban manualmente, un proceso que se volvió tedioso.
Implementación de Asana
“Estaba claro que Asana es líder en el sector de la gestión del trabajo, y ese es el tipo de relación comercial que buscábamos”.
– Greg Daniels, director de proyectos de TI y servicios empresariales
Inicialmente, el departamento de TI desplegó Asana en cinco departamentos y, a medida que los responsables ejecutaban los proyectos, los compañeros de equipo iban conociendo la plataforma. De este modo, cada vez más equipos se han dado cuenta del verdadero valor de centralizar el trabajo a través de Asana.
Zoom cuenta actualmente con especialistas de Asana en cada departamento que forman a los nuevos empleados según los flujos de trabajo, mientras que el equipo de Greg Daniels está disponible para ofrecer más formación y crear proyectos complejos.
Cómo trabajan juntos los equipos técnicos y no técnicos en Asana
Los proyectos son el punto central de información, y los proyectos resúmenes de proyectos ofrecen más contexto sobre metas, objetivos, plazos y costes, por lo que nadie tiene que preguntar al director del proyecto.
Las carteras agrupan los proyectos por programas, ofrecen información clara sobre las cargas de trabajo y las capacidades de los equipos, y permiten a los gestores hacer un seguimiento de los estados en una sola vista.
Zoom ahorra 667 días laborables al año
En la actualidad, Zoom ahorra unos 667 días de trabajo al año gracias a funciones de Asana como formularios, comentarios, plantillas y mucho más. Esto equivale a más de dos años con semanas laborales típicas de 40 horas.
Algunos equipos han descartado las actualizaciones manuales de las presentaciones en PowerPoint para utilizar carteras y presentar a los administradores una visión global de todas las iniciativas. También se ha vuelto fácil detectar cuándo los grupos están trabajando en proyectos similares, por lo que pueden consolidar mejor su trabajo.
O índice de anatomía del trabajo descubrió que los profesionales dedican el 13% de su tiempo a tareas que ya se han completado. Esto se debe principalmente a que utilizan muchas aplicaciones para trabajar, en lugar de una única aplicación como Asana. Cuando toda la planificación, las tareas y las comunicaciones se encuentran en un único lugar, la colaboración a distancia se simplifica.
Este caso práctico muestra lo importante que puede ser Asana para la organización y el crecimiento de las empresas. Solicitar un asesoramiento gratuito¡!