No todas las empresas y equipos cuentan con un proceso formal de gestión de proyectos. Tanto si se trata de una gran organización como de una startup, es posible que la gestión formal de proyectos no haya sido una prioridad para su equipo hasta ahora. Sin embargo, digamos que cada vez es más difícil mantenerse organizado y colaborar con los compañeros de equipo… A menudo se pregunta si no es hora de hacer gestión de proyectos…
En Task and Flow, creemos que las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a completar los proyectos con mayor eficacia. Encontrar una forma de planificar, gestionar y ejecutar el trabajo es importante para todos los equipos y empresas. Aunque no necesite todos los elementos de un sistema tradicional de gestión de proyectos, su equipo se beneficiará sin duda de muchos de sus elementos clave.
Pero, ¿qué es entonces la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos ayuda a los equipos a organizar, seguir y ejecutar el trabajo dentro de un proyecto específico. Podemos considerar un proyecto como un conjunto de tareas necesarias para realizar un objetivo determinado. La gestión de proyectos permite a los equipos planificar, gestionar y llevar a cabo el trabajo para cumplir los requisitos del proyecto a tiempo. Con una herramienta de gestión de proyectos, su equipo puede organizar el trabajo en un solo lugar, compartir comentarios, hacer un seguimiento del progreso y colaborar de forma más eficaz como resultado.
Leer: Cómo elegir un software de gestión de proyectos para su equipo
Cinco ventajas de la gestión de proyectos
Si no está seguro de la necesidad de la gestión de proyectos, siga leyendo para conocer sus ventajas y algunas formas sencillas de incorporarla a la forma de trabajar de su equipo.
- Una planificación clara y organizada mejora la colaboración entre los equipos
Si alguna vez ha iniciado un proyecto sin planificarlo, sabrá lo desorganizadas que pueden volverse las cosas desde el principio. Puede acabar saltándose pasos esenciales del calendario del proyecto, corriendo contrarreloj para completar una tarea olvidada de última hora o respondiendo una y otra vez a las mismas preguntas logísticas: “¿Cuál es el plazo? ¿Qué hacemos ahora?”. Y lo que es peor, la calidad del trabajo puede resentirse a medida que se avanza en el proyecto.
- Definir el papel de cada uno elimina la confusión
Una vez finalizado el trabajo preparatorio, se pasa a la fase de control propiamente dicha de la gestión de proyectos. Sin embargo, si no hay un propietario del proyecto que dirija al equipo durante el trabajo, es más probable que los compañeros abandonen las tareas, olviden detalles o no sepan a quién dirigirse para hacer preguntas.
Leer: Cómo gestionar eficazmente la carga de trabajo de su equipo
- Unos objetivos bien definidos aumentan la eficacia y la eficiencia
Los proyectos no pueden tener éxito cuando los equipos no son conscientes de sus propios objetivos. Sin objetivos claros, los equipos se sienten desmotivados y además corren el riesgo de dedicarse al objetivo equivocado o de gastar toda su energía en un trabajo de bajo impacto.
Con una herramienta de gestión de proyectos, puede definir los objetivos de su proyecto con antelación. De este modo, todos los implicados en el proyecto los conocen y pueden optimizar los pasos necesarios para alcanzarlos.
Aunque hay muchas opciones entre las que elegir, es mejor evitar las herramientas de gestión de proyectos más tradicionales, ya que la mayoría de ellas se han desarrollado pensando en procesos convencionales, y su configuración e integración pueden ser muy largas y requerir mucho tiempo.
- Definir un plan de comunicación mantiene al equipo alineado y centrado
El término puede ser incluso gestión de proyectos, pero gestionar un proyecto es sólo una pieza del rompecabezas. Antes incluso de empezar a trabajar, debe definir un plan de comunicación. Lo más probable es que su equipo ya disponga de al menos una herramienta para gestionar el correo electrónico, otra para la mensajería instantánea y otra más para la gestión de proyectos. Un plan de comunicación establece cuándo debe utilizarse cada uno de ellos.
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