RESULTADOS
– Disminuyó en un 75% el número de correos electrónicos en la coordinación del trabajo
– Actúa 5 veces más rápido sobre las solicitudes recibidas utilizando Reglas y Formularios
– 50% más de eficacia en la realización del trabajo gracias al uso de plantillas y a la información y planificación centralizadas
A pesar de la suspensión temporal de todos los eventos presenciales en todo el mundo debido a la pandemia de COVID-19, Autodesk ha seguido utilizando Asana para gestionar eventos digitales, aceptar solicitudes técnicas y agilizar el proceso de producción de futuras reuniones en directo.
En el pasado, el equipo global de eventos de los clientes no disponía de una herramienta centralizada de gestión de proyectos para llevar un seguimiento de los calendarios de los eventos, las solicitudes de trabajo y las notas de las reuniones. La información estaba fragmentada, lo que dio lugar a:
– Confusión sobre las responsabilidades y los plazos
– Pérdida de tiempo buscando o volviendo a registrar la información de los gestores de eventos individuales
– Falta de continuidad en el trabajo cuando los compañeros cambian de función
Una herramienta tan fácil que cualquiera puede utilizarla
Joël quería una plataforma que pudiera ser utilizada fácilmente por cualquier miembro del personal. Se habían probado otras herramientas, pero la mayoría eran demasiado complejas. Una solución intuitiva unificaría el trabajo de todo el equipo: planificar eventos, gestionar solicitudes de trabajo o simplemente sacar el máximo partido a las reuniones. Para Joël, era importante saber que todos los plazos e iniciativas serían controlados y respetados y que la información seguiría siendo accesible. Con ello, los proyectos saldrían adelante aunque un compañero tuviera que tomarse un tiempo libre.
La clave está en menos correos electrónicos
Joël acabó eligiendo Asana porque era intuitivo y cubría todas las funciones esenciales para el equipo de eventos globales del cliente. Desarrolló un calendario de producción que se utilizó durante las reuniones para presentar Asana a todo el equipo de Autodesk University. También hizo presentaciones individuales para que cada miembro pudiera ver cómo se utilizaba la herramienta en la práctica con los eventos y programas con los que trabajaban activamente.
El equipo adoptó Asana mientras planificaba el calendario para el evento AU Las Vegas 2019. No tardaron en darse cuenta de la utilidad de Asana, que les permitía reducir el número de correos electrónicos y el trabajo manual.
Trabajo más ágil, menos errores y reuniones más eficaces
Las plantillas utilizadas en Asana agilizan la planificación y garantizan que no se olviden los pasos clave; al fin y al cabo, olvidar un simple detalle puede arruinar todo el evento.
Al gestionar el trabajo en Asana, el equipo redujo en un 75% el número de correos electrónicos de coordinación del trabajo. Además, se ha estimado un aumento de la eficacia del 50%, ya que el seguimiento de la información, la planificación y los plazos se realiza en un solo lugar. La colaboración también ha mejorado, ya que el equipo confía en Asana para registrar las agendas y notas de las reuniones y asignar elementos de acción en tiempo real a los compañeros. Las responsabilidades se revisan semanalmente para que haya discusiones productivas sobre las funciones y los demás sepan lo que está por venir.
Mejorar los procesos para garantizar que los eventos se desarrollen sin contratiempos
El panorama de los acontecimientos cambió con la llegada de la pandemia COVID-19 y se suspendieron las reuniones cara a cara. Joël, aprovechó esta pausa temporal en la planificación para seguir desarrollando la gestión de proyectos, mientras que el equipo global de eventos para clientes de Autodesk se dedicó aún más a mejorar la eficacia mediante la creación de procesos, flujos de trabajo y nuevas plantillas de eventos orientadas al mundo digital.
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