Whale and Dolphin Conservation es una organización benéfica cuyo trabajo se ha optimizado en un 25% gracias a la introducción de Asana en la organización. El estudio de caso de hoy demuestra la flexibilidad de esta herramienta en una amplia gama de contextos, independientemente de sus objetivos.
Desafío
Whale and Dolphin Conservation (WDC), con sede en el Reino Unido, es una organización benéfica con 90 empleados en cuatro continentes y varias zonas horarias, cuyo objetivo es proteger la vida marina.
Chris Butler-Stroud, director general de WDC, se dio cuenta de que la gestión del trabajo y la información basada en el correo electrónico estaba provocando bloqueos entre departamentos y creando una falta general de transparencia. Chris señaló que:
- Las discusiones por correo electrónico a menudo excluían a personas que necesitaban recibir información crítica para su trabajo;
- Los trabajos asignados por correo electrónico no eran visibles para los demás, lo que no favorecía la rendición de cuentas;
- Debido a que no existía un consenso en el equipo sobre el aspecto que debía tener un proyecto terminado -ni una forma clara de hacer un seguimiento del trabajo-, los proyectos a veces quedaban inconclusos.
Su equipo necesitaba buscar una herramienta de gestión laboral que pudiera ayudarles a pasar al siguiente nivel.
“La información de los correos electrónicos se perdía o no era fácilmente accesible, sobre todo si no se sabía que la conversación estaba teniendo lugar”.
– Chris Butler-Stroud, Director General
Una plataforma para reunir a los equipos
WDC necesitaba un espacio único para gestionar los proyectos de principio a fin, es decir, una herramienta que..:
- permitió asignar tareas de forma clara y transparente;
- deje que los detalles relevantes del proyecto se comuniquen a todos los implicados, así como a los que se unan al proyecto más adelante;
- contar y medir el tiempo;
- ayudar a definir futuros proyectos.
Resultados
Al principio, la idea de cambiar a una nueva plataforma de software y revisar todo el proceso de trabajo resultaba desalentadora. Para garantizar una transición fluida sin desmotivar al equipo, WDC ha desarrollado un programa de sesiones de formación y campeones de Asana (los “expertos” de la organización).
Hoy en día, todo el mundo en WDC gestiona sus programas en Asana:
- el equipo de recaudación de fondos rastrea las oportunidades de colaboración con socios corporativos;
- el equipo de marketing creó un calendario de actividades con publicaciones en las redes sociales.
Tras establecer los nuevos flujos de trabajo con Asana, los equipos se dieron cuenta de que tardaban un 25% menos en producir Whale & Dolphin, su revista para simpatizantes. Con una aplicación más eficaz y oportuna en todos los ámbitos, una mayor proporción de las donaciones se destina directamente a las necesidades de conservación.
El paso a Asana dio lugar a reuniones de toma de decisiones más breves y centradas porque otras decisiones ya estaban racionalizadas en Asana. Así, la cultura organizativa ha experimentado su propia transformación. Los equipos comprenden ahora mejor cómo su trabajo se relaciona con los objetivos de WDC y pueden ver su contribución específica, sintiéndose fuertemente alineados con la misión de la organización y orgullosos de su impacto personal.
¿Se ve en alguno de estos escenarios: demasiados correos electrónicos, falta de transparencia o pérdida de información? Descubra cómo Asana puede llevar a su equipo al siguiente nivel.
En Task and Flow hablamos su idioma y le ofrecemos la primera sesión de asesoramiento, así que no hay excusas, ¡hable con nosotros hoy mismo!