Impacto de Asana
- Conecta los objetivos de alto nivel de la empresa con el trabajo individual mediante un seguimiento global y regional
- Mejora de la colaboración asíncrona en un equipo disperso por todo el mundo, gestionando el trabajo en un único lugar
- Reuniones de estado transformadas en sesiones de toma de decisiones orientadas a la acción, con todos los estados de trabajo en tiempo real disponibles en Asana
Antes de que Xero adoptara Asana, era difícil para los equipos globales mantenerse conectados con más de 4.000 empleados repartidos por todos los continentes. La alineación distaba mucho de ser perfecta y la visibilidad del diverso trabajo que se realizaba en los distintos países y equipos era limitada:
- Los husos horarios crearon problemas de comunicación que retrasaron los proyectos;
- El personal no podía ver cómo progresaba su trabajo con respecto a los objetivos;
- Diferentes departamentos trabajaron con información diferente en varias herramientas, creando embudos;
- La gente tenía que pasar mucho tiempo en reuniones de estado para mantener la sincronización.
Seguridad y para todos los equipos
Xero necesitaba una plataforma que pudiera centralizar la comunicación y reunir a todos los equipos y estilos de trabajo. También tenía que ser fácil de utilizar para que los empleados lo convirtieran en la base de su trabajo diario. La dirección quería una visibilidad de alto nivel del estado del proyecto, mientras que los equipos sobre el terreno necesitaban una forma de registrar cada detalle de la ejecución de un proyecto determinado.
Otro requisito clave era la seguridad. Tony Ward explica que la confianza es una parte esencial de la identidad y la visión de Xero: “Guardamos los datos financieros de las pequeñas empresas, sus joyas de la corona. La seguridad es el número uno para nosotros, por lo que cualquier software que utilicemos debe cumplir unos estándares realmente altos.”
Cuando Asana superó la prueba inicial, su equipo de atención al cliente organizó talleres de incorporación para los empleados de Xero y los equipos de liderazgo fomentaron la adopción abriendo carteras de Asana en las reuniones para revisar el estado de los proyectos. El hecho de que los dirigentes tuvieran todo asignado en un solo lugar hizo que no se produjeran errores ni fallos de comunicación y que fuera más ágil tomar decisiones con mayor rapidez.
Los equipos se han acostumbrado a utilizar Asana creando agendas de reuniones en la plataforma y asignando tareas durante las reuniones. También establecieron reglas básicas, como asegurarse de que la gente haga preguntas sobre un proyecto en la tarea de Asana mediante comentarios.
Otras iniciativas llevadas a cabo en Asana:
- Integración de los socios contables de Xero: el 70% del negocio procede de su red de socios. Xero lleva a cabo un programa de incorporación de 3 meses para nuevos socios coordinado íntegramente en Asana.
- Proyecto de eficacia de Salesforce: Xero mejora la eficacia operativa de su organización con una iniciativa global para mejorar su presencia en Salesforce.
- Reuniones individuales: Los directivos y sus equipos crean sus agendas de reuniones individuales añadiendo tareas a un proyecto de Asana. Pueden añadir tareas de otros proyectos a su agenda, de modo que todo el contexto ya está ahí y se necesita menos tiempo para actualizar.
“Hemos pasado de una cultura de reuniones para compartir información a reuniones sobre cómo actuar, tomar decisiones y hacer las cosas”. -Tony Ward, Presidente, América
Apostando por nuevas regiones con Asana
Asana se ha convertido en la fuente de información a la que acude Xero, ya que pone los datos y las personas en una sola plataforma. El personal tiene claro de qué es responsable, los líderes pueden tomar mejores decisiones y los compañeros de equipo de otros países han mejorado significativamente su colaboración y su trabajo sincronizado.
El negocio de Xero está creciendo y, a medida que se expanden a nuevas regiones, Asana les ayudará a seguir trabajando eficientemente a escala. A medida que Xero gana claridad y visibilidad operativa para sí mismo, puede aportar más claridad y visibilidad financiera a los propietarios de negocios a los que presta servicio.
Este caso práctico muestra lo importante que puede ser Asana para la organización y el crecimiento de las empresas. Solicite una consulta consultoría